第五十九期工作简讯

发布人:张慧慧  发布时间:2016-11-10  浏览次数:57

高 校 档 案 工 作 简 讯

  

第五十九期

编辑:江苏省高校档案研究会

本期责任编辑:研究会信息开发组二○一六年六月二十日

  

目录

工作报道

1江苏省档案馆欧阳旭明副局长20151028日江苏省高校档案研究会上的讲话(整理稿)

2. 在宁高校档案工作2015年年会在南京理工大学召开

3.南京大学档案馆吴玫馆长201618江苏省高校档案研究会南京协作组活动讲话提纲

4.江苏省高校档案研究会第九届三次常务理事会议在东南大学召开

5.我省高校档案部门获2015年省档案优秀科技成果奖励

6.江苏省高校档案工作先进集体和先进个人名单

7.王步高教授向东南大学档案馆捐赠《东南大学校歌》等珍贵手稿资料

8.东南大学档案馆校史档案资料征集工作初见成效

9. 台湾著名纪录片导演陈君天来东南大学档案馆拍摄采访纪录片

10南京工业大学档案馆晋升省四星级档案工作单位

11.南京师范大学档案馆推出《大家风范》(第三辑)校史文化系列展览

12.丁肇中教授为南京师范大学题词

13. 金城学院开展本学期学生档案抽查活动

14. 南京中医药大学档案馆到南航金城学院档案室学习调研

15.金城学院组织开展本学期档案业务培训活动

16.金城学院举办学生档案管理知识培训

17.江苏省档案局局长、党组书记谢波,国家档案局技术部主任傅华一行来中国矿业大学档案馆考察档案工作

江苏省档案馆欧阳旭明副局长

20151028日江苏省高校档案研究会上的讲话

(整理稿)

尊敬的各位老师:

大家上午好!

我为什么没有用同行或者同事称呼大家,因为我一生最大的遗憾是没有经过正规高校大学的学堂,工作38年,我是从面朝黄土背朝天的一个农民青年直接跨到省级机关工作,没有进过大学学堂,工作38年实际有30年与高校、高校的档案工作有联系。每一次与高校老师在一起,都是一次学习、提高的过程,特别是这次年会,昨天晚上我看到这次会议的论文集,有27所高校、48篇文章,我昨天大概翻了下,内容涵盖档案学前沿课题。所以和各位老师在一起,就是提高的过程,我们的工作也经常引用了高校老师理论研究和实践成果。我在具体讲之前,我代表省档案局对我们高校档案研究会一直以来以学术研究为抓手、以丰富的理论和实践成果来推动工作表示热烈的祝贺!对全省137所高校的全体档案工作者表示最诚挚的问候和崇高的敬意!

现在我们全省高校档案工作面临着一个很好地发展机遇,特别是“十二五”以来,中办、国办和省委办公厅、省政府办公厅印发了《加强新形势下档案工作的意见》,还有教育部和国家档案局联合印发的27号令,江苏省教育厅和江苏省档案局联合印发的《江苏省高校档案管理办法》;2013年,江苏省档案局、教育厅联合召开了全省高校档案工作会议,从那一年开始,我们决定每两年对高校档案工作的先进集体和先进工作者进行一次表彰,还有《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》等,这么多项的文件和举措,给我们高校档案工作带来了一次发展的良好机遇。特别是近两年,我们137所高校到目前为止已经有12所高校达到了省档案工作五星级标准,最近刚通过了5家五星级测评,把我们的百分比一下子由个位数上升到两位数了,达到了近10%五星级通过率。全省137所高校建立档案馆的已经达到1/3,有30多所。刚才在开幕式上,南通大学龚校长讲南通大学档案馆已经有10个编制,最近研究准备再进2个。很多档案馆由原来小小的档案室发展成档案馆,由12个人到现在10个人左右,包括我们南京交通职业技术学院,原来只有1个专职档案员,现在有3个专职档案员,档案队伍得到整体加强,有了很大的突破,这也是我们高校领导高度重视这项工作,重视这项工作就说明我们档案工作者有为,因此有了在高校领导心目中的位置。所以加强这项工作,有着很好的发展机遇。高校档案工作者这支队伍,素质很高,普遍都是本科、研究生,现在还有博士生,我们的馆长们,好多都是教授级的,甚至是博导级的领导,所以对加强和推进高校档案工作有着至关重要的作用。这是第二点,我们高校档案工作有着很好的发展机遇,大家要很好地珍惜这个机遇。

最近,中央政治局委员、中央书记处书记、中央办公厅主任栗战书在国家档案局主要负责人调整时在国家档案局的一个讲话,他说档案工作有三个显著的特性,第一个政治性,我们档案工作者首先要讲政治,就是说我们现在政务公开了,但是我们还是有好多工作具有保密性,怎样围绕大局搞好服务就是讲政治,没有对工作的高度责任感那是不行的。第二个是基础性,档案工作对整个社会和单位来说,都是基础性工作,这个基础性不是一般的,这是一项非常重要的基础性,是一个单位综合性基础工作。哪个部门都有基础,但是档案馆(室),包括国家档案馆,都是一个地区、一个单位各项工作中不可缺少的环节,因此它的基础性非常强。第三是服务性,档案工作是一项服务性工作,怎么样来把档案的价值发挥到淋漓尽致,使我们档案价值最大化,为经济和社会发展,为单位管理发挥最大作用。因此我们要认真学习和贯彻栗战书的讲话精神,围绕“为党管档、为国守史、为民服务”这一神圣职责,把政治性、基础性和服务性贯穿于我们档案工作的责任与使命。

昨天和教育厅杨主任讲,我们省教育厅、省档案局如何通过行政主管和业务主管来帮助高校推动档案工作,在体制机制上,省教育厅多做些工作,在档案工作业务上,省档案局多做些指导,只要有利于推进全省高校档案工作,作为省档案局,能给予的政策,我们会全力支持。江苏是高校大省,应该说我省高校档案工作的许多研究成果为推动全省档案事业发挥了积极的作用。我们建议,研究会对一些可以转化的成果推荐给省档案局和教育厅,因为研究会不能发规范性文件,但是我们一直是鼓励和提倡搞应用型的研究。今天吴馆长也讲,理论性要,这个是引导我们工作的理论基础,但是更重要的还是要搞一些应用性的研究成果,通过我们的规范发布出去。就像上次我们搞的全省高校档案工作实施办法一样,用高校的力量和成果,再由主管部门发布出去,鼓励大家对应用型的课题进行研究。

下面,结合我多年业务指导工作的经历和思考,给大家讲几个业务问题。我主要讲五个问题:一是档案资源建设;二是档案的保管与保护;三是档案开发利用;四是档案安全体系建设;五是数字档案馆(室)建设。第五点今年张局长才说过,我对有关内容简要的说一下,供大家参考,不对的地方请大家批评指正。

一、档案资源建设。档案资源建设是我们档案工作者最基础的基础,没有档案就没有档案工作,没有档案你要配什么机构,要配多少人那是不可能。档案资源是各个单位、各个管理者的基础,它也是一个单位历史的记忆。过去到现在,我感觉无论是在高校也好,包括各级档案馆、机关团体、企事业单位看,档案资源没有那一个人敢说我们单位的档案是全的。而且一直以来,在这个相当长的时间,我们的档案馆、档案室、档案工作者基本上是一个守门的这么一个角色。你交来了我就收,你交多少我就收多少,你交什么我就收什么,自己没有主动权,对各个部门应归那些档案不了解。对一个单位的重大活动、重大事件不参与进去,档案收集它能得到保障吗?包括社会媒体对本单位的报道是不是作为档案资源的收集范围?我觉得都应该列入我们的收集范围。这样我们心才不虚,来用,你们需要什么我们提供什么。因此,加强档案资源建设,首要解决的问题,是要贯彻好教育部和国家档案局的27号令,贯彻好国家档案局的8号令,编制好本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。省级机关8号令的贯彻,是要到省档案局来审批的。高校没有这要求。关于编制规范化,高校是有这方面的能力和经验的。27号令着重的是档案的分类,高校档案分哪些类,是和高校档案排架、整理有关系的,我们编制归档范围不能按照那个来编。现在还有很多单位按照问题来进行归档范围的编制,那么今后的档案资源收集还是人家交什么你收什么,解决不了问题。因此,我们在编制本单位的归档范围和保管期限表时应该让部门来进行编制。你这单位有多少个职能机构,由职能机构来制订范围和期限。例如,校办是哪些职能,在这些职能当中,你应该形成些什么东西,把这个一二三列出来,今后的收接就可以按照你部门的归档范围,你今年做了哪些工作,哪些工作是应该形成东西的,你这些东西要交。通过编制这么一个归档范围,使档案收接由被动转为主动,不是说你交什么我收什么,而是我要你交什么,你就要给我提供什么,你没有交的要把它补给我。因此,我觉得加强档案资源建设的首要任务,重中之重要编制好归档范围和保管期限表。

其次就是讲档案的收集,档案的收集我理解应该包括档案的接收和征集两块。档案的接收是一个年度正常的归档工作,只不过现在这项工作要通过归档范围和期限表由被动转为主动。档案的接收,不能漏收哪一个部门,应该要全面来收集,不留盲点。再有就是电子文件材料的在线归档。第三个就是声像材料及实物的归档。第四个就是会计档案归档。有些高校还有些会计档案是在会计部门,这些部门要严格按照财政部和国家档案局的要求,财务档案在财务部门保存一年,其后要向档案部门移交,有些学校可能是受到库房的影响,还有一些感觉财务档案不是档案部门的事,用的比较频繁怕麻烦。但是往往有些单位出事,特别是经济问题,都是在财务档案上出事。因此,财务会计档案凭证一年以后向档案部门移交,这个是有法规文件要求的,必须要归档。这既是对财务具体人员、对领导负责,也是一种责任制约。再一个,就是在准备接收财务档案时,档案凭证包角一定要让财务部门盖上骑缝章,因为这个就是谁形成谁办理谁负责,你要对这本凭证负责任,同时,一年以后交到档案室,由档案部门保管,这也是对双方负责任,所以这个骑缝章一定要注意。

还有一个就是拓展档案的收集范围。比如说现在各个学校都有自己的网站,我们往往就是收集纸质档案和电子档案,实际上本单位网站上有许多的信息,是在档案当中没有形成的。因此,我们也希望高校能在这个方面进行一些拓展。这个收集是要以我为主,就是本学校的。

另外,与学校密切相关的一些汇编资料的归档。比如出版物、内部刊物等等,就是本校研究成果的出版物,这也是档案的有机组成。再一个,档案部门要主动的进行一些自主的采集,比如说能够主动的延伸到单位重大事件、重大活动的一些归档,有些档案部门可以进行一些自主的采集,包括报纸、刊物等宣传媒体发表的对我们本单位的有关信息。档案部门通过广泛采集的信息,把每周对我单位的重大报道的每条记录就用那么几句话做个总述,领导一看这个,就掌握大概的信息,这样领导就感到你这个档案部门做了一个很好很实在的事,这就叫主动作为。当然这个工作涉及到很大的工作量。这个就是档案的接收工作。在这方面,我建议档案部门可以给各个部门发一些档案盒子,先预归起来,各个部门平时形成的,根据他们职能的多少、形成量的多少,用盒子进行预归档,这样在集中归档的时候就比较方便了。平时可以分门别类的放到相应的盒子里,到档案部门来了,无论是按照机构来整理,还是按照问题来整理都比较方便。他们谁形成谁整理也方便,这是接收工作。

第二个就是档案的征集工作。特别是我们的百年老校,也不一定是百年老校,就是近十来年新建的一些高校,不一定你的东西就是全的,因此就需要对档案进行征集。对于征集工作,各个学校要根据各个档案馆室的馆藏情况,还缺什么,还需要那些东西,要编制一个征集的计划,有针对性寻找征集的线索,通过编制征集计划进一步掌握哪些东西是有价值的,哪些东西是一般的,哪些东西是要重点去谈的,征集档案首先要有个计划。征集档案是要花钱的,除了造预算之外,跟领导还是要报告的,要说明征集档案的作用、意义和必要性在哪里。像南大,不仅要在国内征集,有些还要到国外征集,所以把征集计划一定要做好,让领导觉得有意义。制定这个工作方案以后,得到相关部门、领导的批准,就要找征集者。征集我感觉就是两个方面,一个就是档案实物、原件的征集,还有一种就是口述视频的征集,因为有一些事情我们现在的人讲不清,了解情况的老人还健在,但也到晚年了,这种抢救性的征集,没有实物,但是通过对他的采访、慰问,录音,全程的录像,用口述的形式把这段历史记录下来。征集工作应该是一项补缺补漏的工作。从长期来讲,今后会不会有征集,当然还会有,但从我们现在的角度来讲,应该让档案工作少留些缺憾,让今后的档案工作少做一些我们现在做的补缺补漏事情,但是历史就是这样,没有办法,该征集的还是要征集。征集回来的东西大家还是要注意,一定要及时按程序办理归档和交接手续,这些东西都是要进全宗卷的。包括今年征集了那些东西,征集了多少,是个什么情况,档案原件的现状是什么样,都要阐述清楚,然后办理交接程序。因为有些部门可能人比较少,回来了就直接归档,但是有些征集是要给钱的,要留有说明和凭证,这些是备查的依据。再一个,对这些征集者,要给他适当的奖励,特别是捐赠的,给他相应的证书,也是一个纪念。

二、档案的保管与保护。首先就是对收集来的档案进行整理编目,虽然从2003以后推行了立卷改革制度,部分高校也在实施,总的原则,整理从简,检索深化。过去整理要装订好,四角要方正。现在整理,无论是文书档案,包括科研、基建、设备等档案,按件整理也可以,案卷整理装订放到盒子里也可以。按件整理的不装订,每一件都要给一个归档号,编制件号。从总体上来讲,整理可以简化。但是编目工作,检索工具一定要细化。比如说我们这次有48篇论文,不能录入“江苏省高校2015年学术论文汇编”这个目录,今后用起来可能就很不方便,里面的48篇,每个篇目要著录。再有,学校每一届的毕业照,都是上千人毕业,毕业照前排、二排、三排、四排,从左至右现在是清楚,但要把这个名单录进去,今后备查。昨天扬州大学的殷馆长说,他们有一张照片,三个人物,考证了很长时间,才考证出来,就是因为当时没有注明这三个人是什么人。那么现在就是要深化检索,深化到每一个人,在这个方面要把它做细。关于档案的分类,27号令,十类、十一类,是按照问题来分的,供你们参考。为了方便今后的利用,我建议文书档案这一块就是按照年度、机构、保管期限来排列,不要再用党群类,按机构依次排列,减少倒架次数。关于高校全宗号,不是自己想定什么全宗就定什么全宗,它是要根据一定规律,由档案馆所赋予的档案全宗,按照档案教科书全宗设立也要具备三个方面的条件。比如这个单位要有发文权,第二个要有人事任命权,第三个是独立的财务,才能符合独立的全宗条件。高校情况相对比较复杂,由于历史原因,学校有合并情况,就可能有好几个全宗。那么现阶段这个职能怎么弄,过去的全宗我肯定要把它保留。南京大学不能把以前的金陵女子学院什么的都合并到一个全宗,显然是不能。包括现在还有名人的全宗,全宗一旦设定了就不能变更。原则上,如综合性大学具有这个三个方面的条件的,全宗怎么来设?一般的单体的院校就是一个全宗,这个全宗还可以暂时不填,但是要明确分类号,不能出现全宗号、分类号的混乱。

整理结束以后,档案馆也好,档案室也好,要编制两到三个东西,档案室可以编制全宗指南和全宗卷,档案馆在一定的时间范围内还要编写档案馆指南。比如多全宗的,如国家档案馆,编了档案馆指南,对每个单位的每一个全宗进行情况说明。全宗指南实际上是每年档案整理情况的一个说明。档案整理情况的一个说明里面要表述哪些东西,你这个单位、机构,内置机构的变化情况,你这个单位职能的变化情况。如果是下一年没有变化,就同上年,可以简略一下;有变化、内置机构的增减,你都应该在这个里面说明。在这个里面,档案部门的档案形成情况是什么,今年单位有哪些重大活动,形成了那些东西,就要把本年度这个亮点简单的写出来,整理是怎么样,形成的目录是多少,数字化情况是什么,这样形成每个年度有一个整理情况的说明。这个逐年逐年增加起来以后,就是一个全宗指南,每年档案工作一个基本情况就出来了。这是我们档案工作的检索工具。

全宗卷是什么呢?就是一个单位档案工作管理制度,各单位的机构、沿革、大事记,实际上就是整个学校档案工作的一个检索工具。吴馆长讲是档案当中的档案。全宗卷里面包括历年编制的档案工作的规章制度,收集了哪些制度,现在哪些作废了,登记好的清清楚楚,一条一条就出来了。单位的机构沿革、大事记也出来了,通过这个档案情况出来了。如果过去没有大事记的,还要通过档案来补充,这是档案部门要做的事情了。要通过档案往前延伸,一个年度一个年度做了那些大事,要补齐。然后就是收集、整理、鉴定、统计、保管、利用的六个环节的情况,还有一个档案管理现代化,大致上一个全宗卷要有这些方面的东西来构成这个全宗卷。应该讲每年或多或少都会有东西产生。比如收集,你每年收集哪些部门交多少档案,这个收集记账不知道大家有没有做过,就是说在这个收集、接收的时候应该要有一个交接凭据。哪个单位到档案馆没有查到档案,可以把交接凭据拿出来,你交的就是这么多东西,你还能问我要什么东西呢?收集、整理情况,统计情况,每年都有一个变化,因此这些方面,每年形成一个统计数据,把它放到相应的类别里,历年它就形成一个全宗卷。它是一个动态性的东西,档案馆指南一般都是五年或十年,像南大档案馆已经几十年了,你可能应该可以编一个档案馆指南了,档案馆的一个发展情况,学校有哪些珍贵的档案,有哪些全宗,都可以进档案馆指南。

再一个就是档案入库排架。档案入库排架根据单位库房多少来确定不同的排架,比如说单位档案数量比较少,档案库房比较大,领导去一看,觉得给你库房多了,要减少面积,在这种情况下就要把档案尽量的分散一些。一般原则上,过去都是按照类别来进行排架,排了以后要空好多,空好多造成什么情况,就是不断地倒架。档案部门特点就是女同志多,档案时间长了以后,都有细菌什么的,一倒架就要抱着档案,鸡皮疙瘩就全部起来了,所以很麻烦。那么,为了尽量避免倒架,包括省档案馆,因为现在已经不是手工劳动的年代了,要通过计算机辅助管理来整理,因此,排架可以按照这个秩序,怎么整理分类都不要紧,提倡按照年度自然排架。因为随着今后的数字化的不断发展,今后的档案原件就用的很少,为了避免倒架,节省劳动力,能够沿着顺序来排,一个年度接着一个年度,最多就考虑可能还会插卷、增加,留那么几个盒子的空格子就完全可以了。第二,在这个排架上,还有一点,从档案理论上讲,排架顺序从里到外,从上到下,从左到右。过去近期的档案用的比较多,把产生久的档案放在里面。另一方面利用,如果库房比较大,从里往外排的话,领导一进去东西都在里面,外面的架子都空着不好看,个人观点,这不是原则性问题,可以结合实际调整,但基本规律要掌握。

接着讲库房的日常管理。男同志多的档案室库房可能比较脏乱,包括高校,可能一层灰,为了能使档案真正安全保护好,特别是重要档案要实行双人双制,比如有的档案馆有专门机要库房,重要档案重要部位要重点保护,比如监控措施,要有探头,阅档室、库区、数字化场所一定要有探头,要有安全措施

三、利用。包括实体、网上、陈列展览与编研,高校做的比较好。尤其查档场所要条件好,要以人为本,方便人家利用,吸引人家利用;网上利用是个趋势,要特别强调安全,要有公开开放的档案,要有利用申请,权限问题要把握;办陈列展览,大家有经验,要办成教职员工师生的教育场所,外人参观学习考察的必到场所,特别是还没办的,地址选择很重要,方便人流,参观便利。

档案编研讲一点,希望各校围绕自己专业特长、为地方经济社会发展服务,多挖掘东西,为地方党委政府、学校领导提供决策服务,比如对学校各专业研究的发展情况,招生、毕业、就业等,对学科建设的有用性,包括人才结构等,不是为了达标升级而编研,要选择有用有价值的进行编研

四、档案馆室安全问题,第一基础设置建设,还没建的要按照档案馆设计规范去建,有条件的,库区和办公区分离;第二档案实体安全,专人管理制度,及时修复破损档案,用数字化代替原件,电子文件内容永久保管的,要及时转换成纸质和缩微的,缩微胶片安全系数要比电子文件大很多;第三档案信息安全,看不见摸不着,包括平时怎么做到人防物防技防,确保信息安全和数据准确,还有上网公开的档案信息的安全,对目录进行整合,万无一失,哪些要控制,还有档案数字化加工场所的安全,要控制好,再有异地异质备份,原则:不在同一纬度,不在一个水系,距离300公里以上的场所进行复备。

五、数字档案馆室建设。十三五档案工作基本思路与十二五工作总结,要争取列入学校十三五规划,还要列入整个单位信息化的规划,好多单位档案信息化比较滞后,比如办公自动化与档案系统无缝对接,要提前考虑,掌握学校信息化动态,同步规划、建设、使用,至于数字档案馆室除了四化:藏量数字化、增量电子化、归档文件在线化、档案利用网络化,还有一条档案管理系统化,还有一库,案卷级文件级全文数据库,即五化一库。数字化的比率档案馆要100%数字化,如何理解?文件上没有讲是所有档案,除了会议记录、涉密文件、部分财务档案外,应该数字化的都数字化了就是100%,所以数字化要有个导向,哪些先哪些后,如果有经费支持,全部数字化更好。

  

  

  

  

  

在宁高校档案工作2015年年会在南京理工大学召开

18日上午9:30,由“江苏省高校档案研究会南京片区协作组”组织、南理工档案馆承办的“江苏省在宁高校档案工作2015年会”在南理工科技会堂隆重召开。江苏省档案局欧阳旭明副局长、社会事业处谢微处长、江苏省教育厅办公室杨树兵副主任、南理工校长助理韦志辉及来自27所在宁高校的档案馆代表共100余人参加了会议。会议由南理工档案馆馆长何振才及南京中医药大学档案馆馆长张菱菱共同主持。

首先,南理工校长助理韦志辉致欢迎辞,对前来参会的领导和高校档案工作人员表示热烈欢迎。

然后,省档案局社会事业处谢微处长宣读表彰决定,授予南京大学等12所在宁高校“江苏省高校档案工作先进集体”荣誉称号,授予南京理工大学张蔚同志等15名在宁高校档案馆工作人员“江苏省高校档案工作先进个人”荣誉称号,对通过星级达标的8所高校档案馆进行了表彰,与会领导现场为获奖集体和个人颁奖。

  

省教育厅办公室杨树兵副主任、省档案局欧阳旭明副局长分别讲话,充分肯定了了在宁高校档案馆近一年的工作成果,指出今后的高校档案工作方向。

  

江苏省高校档案研究会秘书长、东南大学钱杰生馆长就“如何做好江苏省档案工作规范达标”进行经验交流。南理工档案馆馆长何振才介绍了学校档案工作的情况。南京工程学院档案馆馆长、在宁高校档案工作协作组组长王玉秋总结了协作组2015年的工作。最后,江苏省高校档案研究会会长、南京大学档案馆馆长吴玫讲话。

会议之后,所有与会人员前往南理工校史展览馆、档案馆新馆和兵器博物馆进行了现场参观。

下午2:30,在宁高校档案工作人员文艺汇演联谊活动在教工俱乐部召开,各高校档案馆同仁纷纷登台献艺,为现场百余名观众献上了一台精彩的文艺盛宴,展现了兰台人的才艺才情和昂扬向上的精神风貌。最后,在《明天会更好》的悠扬旋律和大家的掌声中,文艺汇演联谊活动圆满结束。

在宁高校档案协作组年会是在宁高校档案界同仁的年度学术交流及联谊,通过举办该活动,为档案界同仁增进情感交流、互通档案建设发展信息和学习交流档案工作实践经验搭建了良好平台。

(南京理工大学档案馆供稿)

  

  

江苏省高校档案研究会南京协作组活动讲话提纲

吴玫

2016年元月8

各位领导、各位同仁:大家上午好!

今天我们欢聚在南京理工大学,举行南京协作组的年终总结和辞旧迎新活动,刚才进行了由省教育厅、档案局组织的南京在宁高校的先进集体和先进工作者的颁奖仪式,我代表江苏省高校档案研究会向会议致以热烈的祝贺!并向获得先进的高校和老师们表示最热烈的祝贺和敬意!向为筹备本次会议而付出辛劳的南京理工大学档案馆和协作组组长们表示衷心地感谢!同时感谢支持本次活动的单位。

江苏省高校档案研究会在全省广大会员单位的积极支持下,在理事会的领导下,长期以来坚持规范办会、民主办会、学术办会,认真组织省内广大高校档案工作者,积极开展学术研究,搭建工作交流平台,互相学习,从而增进了高校间的联系与了解,促进了整个江苏省高校档案事业的不断发展与壮大。同时,研究会充分发挥协会的参谋助手作用,为教育主管部门出谋划策,提供可靠依据,协助教育主管部门做好工作。在当前的新形势下,政府的一些职能逐步下放,学会工作也将面临新的发展机遇和挑战。

今年是我国“十二五”完美收关之年,“十二五”期间,江苏省高校档案研究会在江苏省教育厅、江苏省档案局的领导指导下,取得了许多重大成果和有益的办会经验。江苏省高校档案事业也取得了富有成效的快速发展,在档案文化建设、档案信息化建设及档案三个体系建设方面走在了全国高校的前列。我们说全国高校档案事业看江苏,江苏要看南京,因此,我们南京高校肩负着更大的重任,要在全省乃至全国高校中做出表率。

明年将是“十三五”开局之年,因此,本次会议的召开具有十分重要的意义。2016年研究会将继续在省教育厅、省档案局的领导指导下,带领全省高校档案工作者,认真总结“十二五”期间江苏高校档案工作的成功经验和办会经验,深入研讨今后学会工作的重心和目标。同时,认真总结贯彻落实教育部“27号令”、江苏省的实施细则及执行中共中央办公厅、国务院办公厅“关于加强和改进新形势下档案工作的意见”的亮点、经验和有代表性的成功做法,积极思考在落实中遇到的新问题和新挑战,科学地提出高等学校档案事业发展规划的新思路和新对策,为“十三五”期间高等学校档案事业新的跨越式发展确定目标和方向。

我们南京高校要抓住“十三五”规划的发展机遇,将随着国家档案事业“十三五”发展规划及江苏省档案事业“十三五”规划的完成,结合各高校“十三五”规划的制定内容,做好各校的“十三五”期间的档案工作规划,努力将档案工作的发展规划纳入学校整体“十三五”规划中,搭车上路,借力发展,争取学校更大的支持。

最后,希望在宁高校档案工作者们,在新一届协作组组长们的领导下,更加积极地参与和支持各项活动,继续开创高校档案工作新局面;同时更加积极支持与参与研究会的各项活动,承担一些重大任务,为研究会的发展做出积极的贡献。

我们可以相信,今后,有在座各位同仁的共同努力,在江苏高等教育“十三五”发展的新征程上,江苏高等学校档案事业一定会再创新的辉煌!

祝会议取得圆满成功!祝大家新年愉快、身体健康、万事如意!

江苏省高校档案研究会第九届三次常务理事会议在东南大学召开

201655日,江苏省高校档案研究会第九届三次常务理事会议在东南大学召开,会议由理事长吴玫馆长主持,研究会10位常务理事出席了此次会议。会议主要议程:讨论2016年研究会主要工作、中高档分会评选档案工作研究优秀成果、十三五规划课题组织申报等议题。

经讨论研究会议决定:

.   启动《2016江苏省高校档案研究会档案科研立项课题》、《评选高等学校档案工作研究优秀成果》申报;

.   由钱万里馆长执笔《高等学校档案工作十三五规划课题申报》,《高校档案信息化调研及发展趋势》;

.  6月中旬在镇江召开馆长论坛,主题是美国高校档案经验介绍及高校档案法制建设

.  10月底或11月初在无锡召开2016年研究会年会。

(东南大学档案馆 张慧慧 供稿)

我省高校档案部门获2015年省档案优秀科技成果奖励

根据《江苏省档案优秀科技成果奖励办法》的规定,经2015年度江苏省档案优秀科技成果奖励评审委员会评审和省档案局批准,南京师范大学获江苏省档案优秀科技成果二等奖;南京信息工程大学、淮阴师范学院获江苏省档案优秀科技成果三等奖。

附件

2015年度江苏省档案优秀科技成果奖励项目

二等奖

编号

获奖项目名称

主要获奖单位

主要获奖人员

2015-2-1

基于RFID技术的组织人事档案管理系统的研究与开发

南京师范大学

江苏省委组织部

江苏省标准化院

凌玉华、李翔、胡冶、金亚平、缪红菊、袁月珍、陈东伟、高峰、任晓健、申晓宁

  

三等奖

编号

获奖项目名称

主要获奖单位

主要获奖人员

2015-3-5

面向社会突发事件的档案工作应急管理体系研究

南京信息工程大学

吴加琪、陈晓玲、周林兴、刘慧旻、满粤虹、李广都

2015-3-6

基于云存储技术构建淮安市高校档案网络资源平台

淮阴师范学院

刘瑛、庄永龙、翁小兰、沈忠诚、吴悦、刘万辉、韦娟、候松

江苏省高校档案工作先进集体名单

南京大学

东南大学

南京航空航天大学

南京理工大学

南京信息工程大学

南京工业大学

南京师范大学

南京中医药大学

南京工程学院

南京体育学院

南京交通职业技术学院

南京工业职业技术学院

江南大学

无锡商业职业技术学院

中国矿业大学

徐州医学院

江苏理工学院

常州信息职业技术学院

苏州大学

常熟理工学院

苏州市职业大学

苏州农业职业技术学院

沙州职业工学院

苏州经贸职业技术学院

苏州工业职业技术学院

苏州卫生职业技术学院

南通大学

南通职业大学

南通航运职业技术学院

江苏工程职业技术学院

连云港职业技术学院

连云港师范高等专科学校

淮阴师范学院

淮阴工学院

淮安信息职业技术学院

盐城师范学院

盐城工业职业技术学院

扬州大学

江苏大学

江苏农林职业技术学院

泰州职业技术学院

宿迁学院

  

江苏省高校档案工作先进个人名单

(以姓氏笔画为序)

王从容无锡商业职业技术学院

王建宇南通航运职业技术学院

王瑞宇南京大学

王颖虎江苏淮安技师学院

王韶频苏州卫生职业技术学院

石峻峰南京航空航天大学

田为付淮海工学院

冯桂珍南京工业大学

刘顺河海大学

刘艳春泰州职业技术学院

刘慧旻南京信息工程大学

许敏江苏工程职业技术学院

孙文靖常州信息职业技术学院

李青徐州工业职业技术学院

李宇青东南大学

李秀霞南京工业职业技术学院

吴岚常州大学

吴晓风苏州信息职业技术学院

沈芳江苏大学

张玉江苏建筑职业技术学院

张蔚南京理工大学

张晓玲盐城师范学院

陆逸菁苏州工业职业技术学院

陆静一江苏理工学院

周长华扬州大学

周红华江南大学

孟歆 苏州工艺美术职业技术学院

赵珺江苏农林职业技术学院

赵菊蓉徐州工程学院

柳群英南京工程学院

钦春英苏州大学

施正荣宿迁学院

钱一群南京林业大学

徐俊南京中医药大学

徐菲江苏警官学院

凌玉华南京师范大学

曹兴华南京审计学院

智通海盐城工学院

程娟金陵科技学院

温静淮阴工学院

解丽丽江海职业技术学院

颜丙通苏州市职业大学

薛燕平江苏科技大学

  

王步高教授向东南大学档案馆捐赠《东南大学校歌》等珍贵手稿资料

118日下午,东南大学档案馆馆长钱杰生等来到人文学院退休教授王步高老师的家中接受《东南大学校歌》等手稿的捐赠。钱杰生馆长代表档案馆向王步高教授颁发了捐赠证书。

在王老家中,王步高教授饱含激情的细述了当年创作《东南大学校歌》、《百年校庆碑文》、《东南大学铜鼎铭文》的情景和过程。他说自己在当年创作时的状态已近“神魂颠倒”,现在光是交给档案馆的手稿就有50-60稿。王步高教授还一再强调,《东南大学校歌》中的“百载文枢江左”的“百”字是他非常慎重并反复考虑后选择的一个字,它在校歌中不仅仅是一个简单的量词,更体现了近百年来东南大学辉煌发展历史的渐变过程,且前后文呼应。由王步高教授作词的《东南大学校歌》现已成为团结和凝聚全体东大人的精神纽带。王步高教授此次还将《唐宋词鉴赏》手稿、出版稿、《大学语文》(全编本)捐赠给了东南大学档案馆。

王步高教授,1947年生,江苏扬中市人,1969年毕业于南京大学外文系德文专业本科,1984年获吉林大学中文系唐宋文学专业硕士,1991年调入东南大学文学院,现为东南大学二级教授。他退休后一直在清华大学任教,是清华大学最受欢迎的教授之一,选他的课被清华学生列入大学期间百件要办的事中的第12件事。王步高教授是我国著名的古典诗词研究专家,他对古典诗词尤其对司空图的研究着力深厚,取得了丰硕的成果。由他主持的《大学语文》课程曾获国家精品课程和国家级教学成果奖。

(东南大学档案馆张慧慧)

  

  

  

东南大学档案馆校史档案资料征集工作初见成效

为迎接东南大学115周年校庆,档案馆启动了面向校内外广大师生和校友的校史资料档案的征集工作,这项工作目前收到了初步成效。

近日,黄纬禄院士的女儿黄道群女士向校档案馆捐赠了黄纬禄院士在国立中央大学读书期间的数学笔记本及《黄纬禄院士传纪》和《天之骄子黄纬禄》相册。317日,档案馆在网站上发布了一条黄纬禄院士女儿捐赠档案的消息,引起了包括电视媒体、平面媒体、网络媒体等广泛关注,很多媒体以中科院院士笔记曝光字迹工整如印刷体一般进行报道和转载,415日,江苏教育频道记者来档案馆采访黄道群女士捐赠黄纬禄院士在国立中央大学学习期间的数学笔记本等珍贵档案一事,李宇青副馆长进行了接待。到420日,百度搜索相关院士笔记相关结果已超537,000个,而且相关的关注还在持续的发酵中。

  

(东南大学档案馆供稿)

  

  

台湾著名纪录片导演陈君天来东南大学档案馆拍摄采访纪录片

2016429日,台湾著名纪录片导演陈君天在东南大学拍摄王酉亭儿子王德的采访纪录片。1937年中央大学西迁重庆时,大部分良种牲畜无法运走,129日,南京沦陷前夕,王酉亭带领牧场十多位职工,用将近一年的时间,将当时农科的近千头牲畜徒步走到宜昌,再船运到重庆。在陈君天的采访中,王酉亭的儿子生动地描述了王酉亭在动物西迁过程中感人的故事。

陈君天,1940年生,是华人电视界最年长且至今还在线上工作的制作人。1966入行,今年整整50年。陈君天导演现在拍摄《一寸山河一寸血》,这是台湾拍摄的一部反映中华民国抗日卫国战争的历史纪录片,历经二十多年来,陈导演从中年拍到满头白发,采访了近800与抗战有关的见证人,45集纪录片,5次再版,一直没有停止脚步。陈导演1994年听中大学生王作荣讲到王酉亭的故事,王作荣在重庆沙坪坝见过这些动物,1995一寸山河一寸血第一版中讲述了动物西迁的故事,从此陈导演一直有个心愿将这个故事做得更精确些,苦无机会。本月得知王家后人王德的讯息后,马上从台湾来大陆,采访王德,重修大迁徙故事中部分内容,用在《一寸山河一寸血》的第六版中。

  

(东南大学档案馆供稿)

  

  

档案管理创新绩工业大学档案馆晋升省四星级档案工作单位

20151215,由江苏省档案局、江苏省教育厅专家联合组成的江苏省档案工作测评组,对学校创建省四星级档案馆进行了测评。测评组依据《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》和测评细则的有关规定,通过听取汇报、审查材料、实地检查、抽查案卷、综合评议等程序,测评组一致认为,学校档案工作达到了省四星级标准,测评予以通过。

测评组组长、省档案局钱俊千处长充分肯定了我校档案工作取得的成绩,在测评意见中指出:学校领导高度重视档案工作,将档案工作纳入学校年度工作计划,坚持将档案工作与学校各项工作同部署、同落实、同发展;档案人员爱岗敬业,工作勤奋踏实,具有优良的工作作风和奋发向上的精神面貌;档案管理制度健全,基础业务工作扎实,信息化建设已取得一定的成果,档案检索工具完善,编研材料丰富实用。希望学校继续坚持档案长效管理,进一步加大档案资源建设和信息化建设的力度,充分发挥档案服务学校、服务社会的效能,为服务学校的各项事业发展做出更大的贡献。

档案馆将以此为新的起点,在十三五期间,将全面贯彻落实校第三次党代会确定的各项目标任务,紧紧围绕学校党委和行政的中心工作,本着留住历史,服务现在,着眼未来的档案理念,全面推进“资源、安全、利用”三个体系建设,大力推进档案信息化进程,全面贯彻落实档案工作系列管理制度,进一步规范档案管理,努力探索档案事业发展的新思路、新方法,推进学校档案事业实现新跨越、开创新局面。力争经过十三五期间建设,把档案馆建设成设施完备、功能完善、馆藏丰富、管理规范、利用方便的档案信息服务中心。

  

(工业大学档案馆冯桂珍供稿)

弘扬南师精神彰显大家风范

        ——档案馆推出《大家风范》(第三辑)校史文化系列展览

南京师范大学作为一所具有一百一十余年的历史名校,大师云集,群星璀璨,众多蜚声海内外的知名专家、学者曾经在此主政或执教,积淀了深厚的校史文化底蕴。为了继承悠久南师传统,弘扬优秀校史文化,档案馆从2013年开始精心挖掘校史中名家大师的传奇经历、育人传统、学术成就、精神财富,精心策划,制作了《大家风范》(第一辑)校史文化系列展览。展出了唐圭璋、高觉敷、陈鹤琴、徐悲鸿四位名家大师。2014年又推出了《大家风范》(第二辑)。展出伟大的人民教育家陶行知、复兴中国人文地理学的旗手李旭旦、独创新风的国画大师傅抱石、中国苔藓学之父陈邦杰、中国现代高等音乐教育开拓者陈洪五位名家大家。展览推出后,产生了强烈的反响,得到了广大师生的热烈欢迎。2015年档案馆进一步挖掘校史文化资源,经过认真的资料收集、整理,精心制作,近期隆重展出中国近现代史学先驱柳诒徵、中国现代著名教育家、历史学家徐养秋、中国画坛一代宗师陈之佛、现代著名教育家罗炳之、中国现代油画大师吕斯百、现代著名化学教育家——吴懋仪、著名唐诗研究专家、诗人孙望七位名家大家。

希望通过该系列南师名家大师的展览,能够积极推动我校的精神文化建设,激励每一位南师人潜心耕耘、奋发开拓,提升人生境界,实现事业辉煌。本期展览的制作过程中,得到了相关学院的大力支持,在此表示由衷的感谢.

丁肇中教授为我校题词

   34日,世界著名物理学家、诺贝尔物理学奖获得者丁肇中教授应邀来到学校,与学校300余名师生面对面一起漫谈物理、共话科学。活动开始前,丁肇中夫妇欣然为我校题词。原文如下:

    I have known about this great university from my mather since I was a child.

    This is a university where some of the pioneering Chinese women have been educated.

    It is an honour for my wife and I to visit.

意即:从孩提时代起,我就从我的母亲那里知晓了这所著名的大学。这所大学培养了一些中国杰出女性。我和我妻子前来访问,感到非常荣幸。

这份题词作为丁肇中教授访问我校的厚礼,成为我校的重要的名人档案。

  

  

  

  

  

  

  

(南京师范大学档案馆供稿)

  

金城学院开展本学期学生档案抽查活动

20151117日上午,学院办公室与学生处联合开展了本学期学生档案抽查活动。结合去年学生档案抽查情况,信息工程系、车辆工程系与机电工程系被选为本次抽查对象。此次学生档案抽查活动目的是进一步推动学院学生档案的规范化管理,强化和落实学生档案管理制度,更好地服务于学生的成长、就业。

上午9点,院档案室、学生处老师一行三人首先来到信息工程系。该系党总支书记吉欢老师带领大家参观了他们系存放学生档案的专柜,柜子里学生档案袋排列有序、井井有条,按年级按班级整齐排放,并且柜门已上锁。接着老师简明扼要地介绍了信息工程系学生档案管理现状,经过前期学生档案大梳理,把之前存在的问题一一解决,并安排专人负责学生档案的日常管理和查借阅,更加规范了学生档案管理制度。最后,大家一起讨论交流了当前学生档案管理工作中存在的困难与问题。

离开信息工程系,随行三人来到车辆工程系。在该系辅导员老师的引领下,参观了他们系存放学生档案的专柜,柜中档案目录摆放醒目,柜门上锁,并且已经贴上标示。接着大家来到会议室,对抽查的一至四年级学生档案,提出几点建议。最后该系辅导员老师们提出了学生档案管理中存在的疑惑,抽查老师都逐一作答。

抽查活动接近尾声时,随行三人再次来到机电工程系,该系党总支书记田晋老师带领大家检查了他们的学生档案柜、学生档案管理制度和学生档案查借阅登记薄。经过一年时间不断完善,去年学生档案抽查过程中存在的问题都已得到解决。

本次学生档案管理抽查活动开始前,院档案室已编写下发《系(部)学生档案管理须知》。此次抽查通过听情况介绍、看存放现场、查档案材料、评存在不足等方式进行。通过学生档案抽查活动,深切地感到所到系分管领导重视学生档案工作,学生档案都做到了有专人负责、有专柜存放,对学生档案开展了逐人逐件核查登记,有的系对缺失材料还进行了追补。但也存在一些问题,例如:有的档案专柜标示仍需进一步规范醒目;柜内档案仍需排列整齐和摆放档案目录、方便查找:档案管理制度仍需完善、张贴上墙;缺失材料仍需尽快补齐,对不能补的,须填写情况说明;大学四年材料仍需按照规定要求及时跟进归档。

通过这次联合开展的学生档案抽查,将更进一步推动和促进其他系(部)的学生档案的规范管理,同时希望未被抽查的系(部)能够举一反三、融会贯通,发现问题、及时处理,更加重视和做好学生档案管理。

  

  

  

  

南京中医药大学档案馆来金城学院档案室学习调研

20151127,南京中医药大学档案馆前任馆长何祖华、现任馆长张菱菱及翰林学院负责档案的老师一行5人来学院档案室进行学习调研,院办主任伍建波及有关工作人员在档案室接待了张馆长一行。双方就各自学校档案工作进行了友好学习交流和研讨。

近年来,学院档案工作在学院领导和院办领导的关心指导下,机关、系(部)的档案工作进一步加强、档案管理水平进一步提高、档案工作在兄弟院校同行中的影响力进一步提升,档案在学院建设发展中的重要作用日益显现。

  

  

伍建波主任介绍学院档案工作情况

双方就如何做好档案工作进行交流、研讨

双方合影留念

(金城学院档案室供稿)

  

  

金城学院组织开展本学期档案业务培训活动

1210日,为进一步做好学院各部门文件材料归档工作,学院办公室组织全院各系(部)、处专兼职档案员开展了本学期档案业务培训活动。

上午,专兼职档案员23人乘车前往南京理工大学档案馆参观学习。南京理工大学档案馆何振才馆长热情接待,并着重介绍了南京理工大学档案馆历史沿革、档案馆藏、信息化建设、档案保护和利用,以及近年来该校新建立的校史展览馆和兵器博物馆等情况。

紧接着由南京理工大学档案馆老师一边带领大家参观校史展览馆,一边生动细致地给大家介绍该馆的结构布局、展览内容、馆藏实物等情况。南京理工大学校史展览馆主要分为序馆、主展厅和人物专题展厅等三个部分,生动地记录了学校各个历史阶段的发展进程,突出展现了学校新时期的建设成就。随后,大家兴致勃勃地参观了兵器博物馆。

下午,学院办公室在图书馆111会议室召开全院各系(部)、处专兼职档案人员的档案业务知识培训会。会议伊始,由自动化系张卉、机电工程系郝萌莉和财务处程爱春等三位在档案归档工作中表现优秀的老师,把自己的工作经验分享给大家,让其他老师在以后的档案归档工作中能够取长补短,做到更好。

接下来由档案室负责人结合我院档案工作的实际情况,主要介绍了高校档案工作的基本原则、部门立卷归档制度、各类档案归档范围、文件立卷基本要求、具体操作程序,以及归档文件的立卷方法和质量要求。与此同时,还给大家指出了各部门在档案材料归档过程中存在的问题。在培训交流活动中,专兼职档案员们就下一步如何做好档案工作展开了热烈讨论并提出建议,对培训工作给予充分肯定。

最后,档案室负责人对近期档案工作提出要求,进一步强化档案材料归档意识,开展机关部门以往文件征集和收集,组织珍贵重要文件展示,建立档案归档通知单制度,启动档案归档整改通知机制,拓宽档案功能延伸服务,加强档案业务建设,实现学院档案星级管理的具体工作目标。

南京理工大学何振才馆长讲解校史

  

专兼职档案员参观校史展览馆

  

专兼职档案员培训会议

  

南京理工大学何振才馆长与大家合影留念

  

  

  

(金城学院档案室供稿)

  

金城学院举办学生档案管理知识培训

511日下午,学院办公室、学生处联合在枫逸楼二楼就业大厅会议室举办“学生档案管理知识”专题培训,由院办档案室万水根老师担任主讲人,参加此次培训的有20159月后新进辅导员、2015级新生辅导员及2016届毕业班辅导员。培训会由学生处学生教育发展中心何苗主持。

培训伊始,何苗简要介绍了此次培训主要目的。新生辅导员,从学生刚入校起,就要检查学生高中时期应有的档案材料是否齐全,毕业班辅导员在学生毕业前应再次仔细清点档案袋里归档的学生材料,做到准确、完整和真实,一次转递,为学生就业提供准确、系统的个人档案信息。学生档案是学生个人成长、学习情况的文字记载材料,是学生毕业后参加工作、评定职称、户籍迁移、办理劳保和出国深造等不可或缺的重要凭证。所以,全体辅导员老师们应该高度重视学生的档案管理。

紧接着,万水根老师从学生档案的工作内容、管理规则及转递要求等三大方面为切入点进行业务培训,他着重从学生档案的定义、归档范围、归档要求,以及学生档案的查阅利用、转递、遗留学生档案管理等方面作了详细介绍,同时配有示例图片,使讲解内容更加清晰明确。由于今年大批学生毕业在即,大批学生档案将要进行转递,此时举办学生档案管理培训就显得尤为重要。培训会还邀请了江宁机要局的工作人员给大家详细介绍学生档案转递过程中会出现的问题,以便在后续的工作中减少差错、做到规避风险。培训会所有参加培训的辅导员们都认真聆听讲解,不时地做着笔记,以前在管理学生档案工作中存在的不解和困惑,现在豁然开朗。

通过此次培训,使大家充分认识到学生档案管理的严谨性和重要性,大家纷纷表示在以后的工作中要秉承对学生负责、为学生服务、替学生着想的原则,在强化学生档案管理中具备制度执行力、工作影响力与管理创新力,更好地做好学生档案管理工作。

(金城学院档案室供稿)

  

  

  

  

  

江苏省档案局局长、党组书记谢波,国家档案局技术部主任傅华一行来中国矿业大学档案馆考察档案工作

20151117日上午,江苏省档案局局长、党组书记谢波,国家档案局技术部主任傅华一行到学校考察档案工作。

学校在档案馆802室召开座谈会。校长助理张万红致欢迎辞并介绍了学校基本情况。周晓林馆长从档案馆人员、经费、馆藏、馆舍、利用及信息化建设等方面介绍了学校档案工作。谢波局长对学校档案工作及其所取得的成绩给予了高度评价,并指出档案工作是一项传承民族文化的重要工作,“功在当代,利在千秋”,做好档案工作,就是为了“让历史更清晰,让未来更真实”。傅华主任对学校档案信息化建设工作予以了充分肯定。

座谈会结束后,谢波局长一行参观了学校档案馆和博物馆。

  

  

  

(矿业大学档案馆 李真 供稿)

  

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