高校档案工作简讯 第五十七期

发布人:张慧慧  发布时间:2017-03-29  浏览次数:13

高 校 档 案 工 作 简 讯


第五十七期

编辑:江苏省高校档案研究会

本期责任编辑:研究会信息开发组  二○一五年六月十九日


 目    录

工作报道

1江苏省高校档案研究会第九届常务理事会第二次会议召开

2. “江苏省高校档案馆馆长论坛暨江苏省高校档案研究会九届二次理事会议在太仓举办

3东南大学档案馆获得中华人民共和国国家版权局授予计算机软件著作权

4江苏省在宁高校档案工作研讨会在南京航空航天大学召开

5南京师范大学开展干部人事档案专项审核工作

6南京师范大学档案馆积极开展干部人事档案改版工作

7. 南京中医药大学档案馆开展“国际档案日”宣传活动

8南京医科大学成立档案馆

9金城学院首次开展学生档案管理抽查活动

10.金城学院积极开展“国际档案日”宣传活动

11中国矿业大学举办2015年文书归档工作培训

12中国矿业大学通过江苏省档案工作五星级规范测评

13省高校档案研究会镇江协作组交流活动江苏大学档案馆举行

14盐城工学院召开2015年档案及年鉴工作会议

15盐城工学院开展教学院部档案检查工作




江苏省高校档案研究会第九届常务理事会第二次会议召开

 江苏省高校档案研究会第九届常务理事会第二次会议于201542日在南京师范大学仙林校区召开。研究会常务理事及各片区负责人共计17人参加了会议。

 研究会吴玫理事长首先讲话。她总结了年初启动的江苏高校档案工作发展报告相关素材的征集情况,明确了下一步材料整理、报告撰写等工作任务。

 王伟副理事长介绍了研究会课题研究结项情况,对拟结项成果提出质量要求:要理论联系实际;必须是自己的成果;研究成果须与申报承诺相一致;论文必须正式发表。2015年度学术年会征文工作即将启动,应征论文可以投寄电子稿件。

 周晓林副理事长介绍了研究会培训工作的拓展思路。针对目前全省高校档案馆新任馆长较多的现状,拟首先开办新任馆长专题培训,分别邀请专家学者、主管部门领导、退休老馆长以及新馆长代表,传授业务理论、工作经验,尽快提高管理水平和能力。

 与会代表还就召开理事会议与学术年会、学术委员会人员组成、各片区负责人确定、国际档案日宣传活动等事宜,进行了热烈的讨论,并且达成了统一的意见。

 一年之计在于春。本次会议为研究会的发展事业谋篇布局,内涵充实,坦诚高效,取得了圆满成功。


                                 (南京师范大学档案馆 申晓宁 供稿)


 “江苏省高校档案馆馆长论坛

江苏省高校档案研究会九届二次理事会议在太仓举办

610—12日,江苏省高校档案馆长论坛暨江苏省高校档案研究会九届二次理事会议在江苏太仓顺利举办。江苏省档案局副局长张姬雯到会并作专题报告,省档案局法规宣教处处长杨益群及全省高校档案馆馆长、档案室负责人60余人参加了会议。

 馆长论坛由江苏省高校档案研究会副理事长、中国矿业大学档案馆馆长周晓林主持,研究会理事长、南京大学档案馆馆长吴玫发表讲话,张姬雯副局长作了精彩专题报告,苏州大学档案馆馆长钱万里、东南大学档案馆原副馆长严建南、南京航空航天大学档案馆馆长王伟分别交流了担任馆长工作的经验。会后,大家分组进行了热烈讨论。

 本次论坛的成功召开,对于高校档案部门贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神,对于馆长们深入了解党和国家对档案工作的新要求,把握高校档案事业发展新趋势,帮助入职档案工作时间较短的新馆长尽快了解高校档案工作的规律和特点,整体提升江苏高校档案馆长的综合管理能力,促进各高校档案工作又好又快的发展具有重要意义。


(南京师范大学档案馆 申晓宁 供稿)



东南大学档案馆获得中华人民共和国国家版权局

授予计算机软件著作权

2015216日,一项由江苏省高校档案研究会立项、东南大学档案馆完成的项目:档案从业人员业务知识水平测试软件,由中华人民共和国国家版权局授予计算机软件著作权。

 “档案从业人员业务知识水平测试软件”由测试管理系统和题库两部分组成。

 测试系统采用以互联网为基础的B/S结构,软件设计技术使用了比较先进、成熟的多层架构设计,系统分为五层:WebUIweb界面层)、BLL(业务逻辑层)、DAL(数据访问层)、Model(对象模型层)、Common(公共层),易于用新的实现来替换原有层次的实现;可以降低层与层之间的依赖;利于各层逻辑的复用。

 本测试系统实现的功能包括:用户管理、题库管理、试卷模板管理(组卷功能)、考试管理、成绩管理、在线学习功能、在线考试功能、统计、考生知识点掌握情况分析、信息反馈管理等模块组成。

 用户管理采用了角色分组的方法,可以非常灵活地设置各种用户的权限,可以按照片区、高校、考生的分类方法组织各种范围内的知识水平的测评;各高校可以独自建设自己的题库资源或共同建设题库资源(资源共享);系统可以根据要求,或采用固定的考题、或采用临时按具体规则和要求抽取的考题。考题的类型有判断题、单选题、多选题,考题的难易程度可以分级,考题数量和得分自定,考卷的开考日期、时间可以灵活设置,考卷还可设置重复考试的次数,合格分数自定义;不同学校或不同专业的考生参加指定的不同的考试,自动交卷、自动判分并给出参考答案;考前可以在线学习,考试情况可以做各种汇总统计,统计模块包括“考生成绩查询”、“按高校打印测试成绩单”、“按高校打印合格考生名单”、“按高校打印不合格考生名单”、“按高校打印缺考考生名单”、“按片区打印考生成绩单”、“题目错误率统计”、“题目按类型分布统计”、“题目按专题类型统计”等等,考生的具体知识点掌握程度也可以进行统计分析。

 这种新的模式,为被测试者提供一种网络化、标准化的测试机制,实现了无纸化测试,被测试者随时随地通过网络测试并迅速获得成绩,可以给出其考题详细的分析,大大减轻了考试组织者的出题、组卷、批阅、成绩统计分析考务繁重的工作量

20145月和6月,江苏省高校档案研究会利用该系统网络,分别组织了 “南京高校举行档案法律法规知识竞赛江苏高校档案法律法规知识竞赛”,取得圆满成功。


                                                   ( 东南大学档案馆 供稿)








江苏省在宁高校档案工作研讨会在南京航空航天大学召开

2015529日,江苏省在宁高校档案工作研讨会在南京航空航天大学召开。来自南京高校档案馆(室)负责人共40余人参加此次研讨会,江苏省教育厅办公室王燕同志及学校党委副书记、副校长陈夏初同志也出席了此次会议。会议由档案馆馆长王伟同志主持。

 首先,陈夏初同志对在宁高校档案工作研讨会在学校召开表示祝贺,简要介绍了南京航空航天大学的发展历程及航空、航天、民航三航特色,充分肯定了学校档案工作取得的成绩,并对江苏省教育厅、江苏省档案局、江苏省高校档案研究会的领导长期以来对我校档案工作的大力支持以及各兄弟院校档案部门领导对学校档案工作的帮助表示衷心的感谢。

 随后,江苏省高校档案研究会理事长、南京大学档案馆吴玫馆长宣读了“关于江苏省高校档案研究会组建片区活动小组的通知”,并介绍了高校档案研究会的作用。高校档案研究会不仅成为学校决策的参谋和助手,而且对学校档案事业的健康发展也起着重要的促进作用。她还指出,高校档案工作者在学校综合改革的新形势下,要积极转变思路,更好地为学校的中心工作做好服务。

 会议的另一个议程就是完成新老协作组组长的交接。上一届协作组组长何祖华、杨明萍回顾了任职期间协助组工作情况,并对为在宁高校档案协作组付出辛勤劳动的同志表示衷心感谢。本届协作组组长王玉秋、何振才、张菱菱三位同志表示将努力工作,团结协作,热情服务,再接再厉做好协作组的各项工作。会上,王玉秋组长传达了“江苏省机关档案工作协作组长会议”精神,并对2015年高校档案工作面临的形势和要求作了解释和说明。

 高校档案协作组另一个重要作用就是架起档案工作者交流的桥梁,相互交流工作经验和心得体会,南京航空航天大学、南京审计学院、南京航空航天大学金城学院、南京理工大学、南京大学分别介绍了各自学校档案工作的概况、特色以及近期的重点工作,与各与会代表进行经验交流,相互取长补短。

 下午,与会同志学习贯彻中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,就新形势下如何加强和改进高校档案工作各抒己见,提出了许多有针对性的意见和建议。

 最后,在档案馆王伟同志的陪同下,与会同志参观了学校航空航天馆。







( 南京航空航天大学档案馆  供稿)



南京师范大学开展干部人事档案专项审核工作

 根据全省干部人事档案专项审核工作会议部署,学校按照《江苏省干部人事档案专项审核工作实施方案》,结合干部档案管理工作实际,制定了具体的实施方案。方案提出了审核的总体要求,明确了审核范围、审核重点、时间安排、方法步骤、问题处理、收集材料归档及总结报告等实施内容。

 学校按干部管理分工范围,坚持“积极稳妥、实事求是”的原则,对所有处级干部(含调研员、非领导职务)、正科职干部档案进行一次全面审核,切实解决目前档案中存在的材料不全、信息不实以及涂改造假等突出问题,确保领导干部的档案真实、准确、完整、规范。

 目前,学校处以干部人事档案318卷,由组织部负责人事档案专项审核;正科职干部人事档案室254卷,由人事处负责人事档案专项审核工作;档案馆负责业务指导和服务工作。通过此次干部人事档案全面审核,学校人事档案管理工作将更加规范。


                                    (南京师范大学档案馆 凌玉华 供稿)




南京师范大学档案馆积极开展干部人事档案改版工作

20155月,学校档案馆根据江苏省委组织部《关于做好文件改版及干部人事档案有关工作的通知》,对于存放干部档案材料的库房设备、档案卷盒和档案袋进行改造、更换的要求,结合我校干部档案管理工作实际情况,制定了工作方案。从525日开始,档案馆的同志在人员少、工作量大、范围广、任务重的情况下,加班加点,将我校共有的干部档案6485卷,由原来的16K纸型档案盒,更换为国际标准的A4纸型,并在A4纸型档案盒贴有条形码标签,同时植入了RFID标签技术。预计上半学期完成在职教职工3290卷,下学期全部完成,为今后实现档案规范化管理,提高档案管理水平,攀登新的台阶打下良好的基础。


                              (南京师范大学档案馆 凌玉华 供稿)


南京中医药大学档案馆开展“国际档案日”宣传活动

69日是国际档案日。为了提升全校师生员工的档案意识,普及档案知识,学校档案馆围绕“我爱我家——档案在你身边”这一宣传主题,开展了一系列丰富多彩的档案宣传活动。通过在学校发放档案宣传彩页,张贴宣传档案法律法规的海报,悬挂档案宣传标语横幅,电子屏滚动标语一系列宣传活动,实现了档案与广大师生员工的近距离接触,让大家走近档案,了解档案,体验档案服务,感受档案文化,扩大了档案工作在全校师生员工中的知名度和影响力。这对学校今后档案工作的开展起到积极的作用。



 (南京中医药大学档案馆 供稿)

南京医科大学成立档案馆

20141030日,南京医科大学将原隶属人事处的人事档案室与隶属校长办公室的综合档案室合并,正式成立档案馆。档案馆为副处级建制,独立设置。成立后的档案馆在编人员共6人,其中4人具有硕士研究生学历,专业涉及档案学、图书馆学、计算机、护理学、卫生事业管理、思想政治教育等,是一支专业结构合理、业务水平扎实的专职档案员队伍。

 档案馆作为学校的直属单位,是集各类文书档案与实物档案收集、保管、利用、编研为一体的综合性机构;既是学校档案工作的职能管理部门,又是保存和提供利用档案的科学文化部门。成立档案馆是南京医科大学教育事业和档案事业发展的需要,2015年是南京医科大学档案馆开展工作的起步之年。档案馆将以此作为新的起点,务实创新,锐意进取,争取为学校档案工作再上新台阶作出更大的贡献。


 (南京医科大学档案馆赵亮供稿)



金城学院首次开展学生档案管理抽查活动

 为进一步了解金城学院学生档案管理现状,强化学生档案管理,1224日上午,学院办公室与学生处联合开展了一次学生档案管理抽查活动。经过协商,英语系和机电工程系分别作为文理科系(部)代表,被选为抽查对象。

 上午九点,院档案室、学生处老师一行三人首先来到英语系。该系党总支书记姜扬老师带领大家参观了他们系存放学生档案的专柜,简明扼要地介绍了英语系学生档案管理的现状,接着抽查了档案制度、档案登记和档案材料。最后,大家一起讨论交流了当前学生档案管理工作中存在的困难与问题。

 离开英语系,随行三人来到机电工程系。在该系党总支书记李忠豪老师的引领下,参观了他们系存放学生档案的专柜,抽查了一至四年级的学生档案,并提出几点建议。

 本次学生档案管理抽查活动主要围绕四点进行:1档案是否有专人负责2、档案是否有专柜存放。3、档案是否有查借制度(查借制度和查借记录等)。4、档案是否与档案袋背面的记录一致。此次抽查通过听情况介绍、看存放现场、核档案材料等,我们所到系(部)的分管领导重视学生档案工作,学生档案都有专人负责、有专柜摆放。其中也存在不少问题。比如:档案专柜标示需要规范醒目;档案专柜需要上锁管理;档案柜内需要排列整齐、方便查找:档案管理制度需要完善、上墙;新生高中档案需要及时核查入袋;大学四年材料需要及时跟进归档。

 通过这次联合开展的学生档案管理抽查活动,将对其他系(部)的学生档案管理工作起到推动和促进作用,同时希望未被抽查的系(部)举一反三,更加重视和规范学生档案管理。


                                                    (金城学院档案室  供稿)



金城学院积极开展“国际档案日”宣传活动

 今年69日是第十一个“国际档案日”。为宣传档案存凭、留史、资政、育人”的特殊价值,发挥档案“保存历史、传承文化、服务社会”的重要作用,增强学院师生档案意识,提升档案工作服务能力,扩大档案工作知晓度和影响学院办公室在65日下发通知,要求以“国际档案日”为契机,围绕“档案——与你相伴”这一主题,开展了一系列主题鲜明、内容丰富、形式多样的宣传活动。

69日上午,“国际档案日”宣传活动在图书馆二楼大厅拉开帷幕。二十多块 介绍“国际档案日”由来、档案室功能、档案相关知识,以及学生档案服务等展板,放置在图书馆大厅两侧,欢迎师生观看;大厅右侧的多媒体显示屏滚动播放着“今天是国际档案日”、“档案——与你相伴”字样,在文化墙的衬映下显得十分醒目;德馨楼内的大型电子显示屏不停播放着“今世赖之以知古,后世赖之以知今”、“今天是6.9国际档案日”、“档案,正在走入我们的生活、工作和内心”、“让我们共同来分享档案与档案人的节日——6.9国际档案日的画面,仿佛在述说着“档案不再神秘、不再深藏闺阁,档案——与你相伴,档案就在你身边”。

 下午230,学院办公室在图书馆111会议室举办主题为“档案——与你相伴”的档案知识讲座。讲座从档案人讲档案故事的视角,以档案、高校档案、学院档案工作现状与思考等三个方面,结合讲座人的工作经历和亲身体会,讲述了工作中一个个鲜活的档案故事,赢得了参会人员的热烈掌声。学院各系(部)、机关各部门专兼职档案人员共有二十多人参加了档案知识讲座。

 此次“国际档案日”宣传活动内容主要包括:一是营造宣传活动氛围,二是举办档案工作图片展,三是开放档案室,四是发放档案宣传资料,五是举办“档案——与你相伴”专题讲座等。

 为期一天的“国际档案日”宣传活动已落下帷幕。通过开展宣传活动,一是让档案意识走进师生的工作、学习和内心,让他们了解每个人都与档案息息相关,进一步增强档案法制和维权意识;二是进一步使学院师生充分认识到,我们的工作、学习有形成、产生和移交对国家社会和学院具有永久保存价值档案的义务和责任;三是扩大了学院档案工作的知晓度和影响使档案信息成为学院办学、维护权益、建设发展的重要信息资源,更好地服务学院各项工作、服务社会。

                                               (金城学院档案室  供稿)


中国矿业大学举办2015年文书归档工作培训

2015327日,中国矿业大学召开了2015年全校档案工作培训会议,各学院、部、处、室及各有关单位兼职档案人员70余人参加了培训,会议由档案馆馆长周晓林主持。

目前,中国矿业大学档案管理系统与OA系统已正式实现对接,这是今年文书归档工作的一个新情况,也是此次培训的重点。档案馆业务指导部主任贾玲进行了文书归档工作培训,重点讲解了文书归档工作主要内容和流程,归档范围的界定和保管期限的划分,以及归档工作中需要注意的几个问题。档案馆信息技术部主任李月娥现场演示了新版档案管理软件,并详细讲解了具体操作方法和注意事项。最后,周晓林馆长对2015年文书归档工作提出了具体要求,希望大家共同努力做好档案工作,更好地为学校教学、科研及各项管理工作服务。



中国矿业大学档案馆贾玲供稿




中国矿业大学通过江苏省档案工作五星级规范测评

20141111日,江苏省档案局会同江苏省教育厅组成测评组,由省档案局社会事业处处长钱俊千任组长,依据《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》,通过听取汇报、现场检查、综合评议等多种方式对中国矿业大学档案工作进行了综合测评。

 学校在南湖校区图文信息中心会议室举行汇报会。副校长缪协兴代表学校致欢迎辞,并简要介绍了我校的百年历史以及办学现状。档案馆馆长周晓林从组织管理、基础业务、信息化建设和开发利用等方面向检查组详细汇报了学校档案工作情况。徐州市档案局副局长王晓燕、学校档案工作人员代表参加了汇报会。

汇报结束后,测评组详细审查了支撑材料,并现场考察了中国矿业大学档案库房、数字化加工室、整理室、学校校史馆等,对学校档案工作的各个环节进行了深入细致的检查。测评组经过认真合议,形成了最终的测评意见,认为中国矿业大学档案工作达到江苏省五星级规范,以119.5分(满分120分)的高分通过测评。





                                    (中国矿业大学档案馆贾玲供稿


省高校档案研究会镇江协作组交流活动江苏大学档案馆举行

2015113日下午江苏省高校档案研究会镇江协作组交流活动在江苏大学档案馆举行。来自江苏大学、江苏科技大学、镇江高等专科学校3个会员单位的17名会员及受邀嘉宾南京轩恩软件开发有限公司叶经理和印刷厂姜老师参加了交流活动。镇江协作组组长、江苏大学档案馆沈馆长向大家介绍了省内四所高校档案馆馆舍库房的调研情况印刷厂姜老师档案工作中常用的文字、图片处理软件的使用技巧进行实例讲解。南京轩恩软件开发有限公司叶经理演示了本公司设计开发的高校档案综合管理系统。各位代表围绕档案数字化进程中的顶层设计安全保障问题进行了交流探讨。会后代表们参观了校史馆

 此次交流活动加强了镇江协作组内各高校档案馆同仁的相互联系,对档案工作面临的新情况、新问题进行了深入讨论,达到了协作共进的目的。


 (江苏大学档案馆 周雪  供稿)


盐城工学院召开2015年档案及年鉴工作会议

318日上午,盐城工学院在南校区9楼会议室召开档案及年鉴工作会议。全校各部门单位、各教学院部分管的档案工作负责人,办公室主任(综合科长)及兼职档案员70余人参加会议。

 党办、校办、信访办主任张桂华在会议上强调了档案及年鉴收集、整理、归档工作的重要意义。他说,各类文件的归档是维护学校历史记录原貌的可靠保证,是丰富学校档案信息资源的必要手段,是开展学校档案信息资源共享的重要基础。他指出,年鉴是全面展示学校办学成果的历史画卷,是宣传、教育、交流与合作中具有较强说服力的历史资料,是各项管理工作具有权威性的历史依据,也是学校发展的历史镜鉴。他希望,各部门单位要加强档案、年鉴工作意识;加强档案、年鉴工作的组织领导;加强档案、年鉴工作的队伍建设。他要求,与会同志要在求真、求实、求精、求新上下功夫,做好2014年文件材料收集整理和2015学校年鉴工作,不断提高文件收集整理和年鉴编纂的质量。

 校档案馆长智通海主持会议,并就文件材料收集整理和年鉴编纂工作进行具体布置。

                                              ( 盐城工学院档案馆 供稿)




盐城工学院开展教学院部档案检查工作

2015115日—20日,学校档案馆、教务处对16个教学院部教学档案进行检查、量化考核。检查组根据档案工作规范和院部教学档案工作要求,主要围绕教学档案收集是否齐全、整理是否规范,对党政、师资、教学、科研、学生、教师个人业务档案等进行分类检查,特别是教学类档案的收集整理检查。对检查中存在的问题,检查组及时向二级教学院部反馈,提出整改意见。检查组认为,各二级教学院部普遍重视教学档案工作,档案收集较为齐全,整理进一步规范。

 (盐城工学院档案馆  供稿)





编辑部地址:亚东新城区文苑路1号南京师范大学档案馆

联系人: 赵红邮编210023;电话(传真)025-85891462

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