无锡地区高职院校实施《江苏省高等学校档案管理办法》的现状调研及发展对策

为了认真贯彻2008年9月教育部第27号令《高等学校档案管理办法》文件精神，全面落实2012年6月江苏省教育厅、江苏省档案局颁布的《江苏省高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）实施细则，加快推进高校档案管理制度化建设，深化高校档案管理工作内涵建设，提高档案管理水平，2012年下半年全省高校已掀起了一股贯彻实施《办法》的高潮。笔者通过对无锡地区9所高职院校档案管理情况进行调研，现将存在的问题及解决的办法阐述如下：

一、无锡地区高职院校在实施《办法》过程中存在的主要问题

根据《办法》的精神和要求，无锡地区的高职院校从自身的实际出发，将《办法》的精神和要求落到实处。笔者在对无锡地区高职院校贯彻实施《办法》的调研过程中，发现在《办法》实施过程中存在的主要问题有：

1、档案机构设置附属化

关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。要求只要具备建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。目前无锡地区有高职院校9所， 其中6所是由原中职学校升格而成的高职院校，2所为民办高职院校，全日制在校学生在10000—20000人之间的有3所，全日制在校学生在5000—10000人之间的有4所，虽然大部分院校建立了综合档案室，但各院校档案室发展水平参差不齐，且都隶属于校办领导，没有独立建制，档案工作和办公室工作混杂在一起，档案工作附属化、档案管理边缘化，其重要性得不到应有的重视，档案工作人员难以参与学院的重要决策或重大事项，没有真正做到“三纳入”、“四同步”，这种状况限制了档案工作人员工作积极性和创造性的发挥。档案材料收集的不齐全、不完整、不及时的现象时有发生。档案工作缺少活力、工作效率和服务质量不尽如人意，档案的作用在学校的建设发展中得不到应有发挥，档案管理成为学校科学化管理中的一根软肋，制约了学校管理水平、教学水平、科研水平的进一步提高。

2、档案管理队伍不健全

关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及人数等，《办法》都作了具体的规定。目前无锡地区的9所高职院校中，有7所院校专职档案员仅为1人，1所院校2人，1所院校4人，其中毕业于档案专业的档案管理人员的3人，其余均是非档案专业毕业从事档案管理工作，有1所院校的档案管理人员由没有经过专业培训、缺乏档案的基本理论和工作实践的人员担任，其在实际工作中只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。档案管理队伍建设的不健全，一方面表现在大部分院校仅依靠一名专职档案员从事全院所有档案的收集、整理、装订、上架、检索工具的编制、档案数据的录入和档案的借阅利用工作，严重制约档案的深层次开发利用，也影响了档案信息化建设力度，不利于了高职院校档案工作进一步的发展、提高。另一方面，兼职档案员队伍的不稳定，也影响了档案工作质量的提高和档案工作的顺利开展。如果说公办院校有一支相对稳定的兼职档案员队伍，尚能在工作中各司其职，承担本部门档案的收集、整理、归档案工作，那么无锡地区的2所民办高职院校兼职档案员队伍因教职员工频繁流动而频繁更换的现象时有发生，造成一部分文件因保管不善而残缺不全。兼职档案员因档案知识的匮乏，在文件的收集过程中玉石不分，出现一份文件重复收集、有正件缺附件、有请示无批复的现象时有发生。档案专业人才的缺失和配备的不到位，已成为目前制约整个无锡地区高职院校档案工作进一步发展的一个主要原因。

3、档案管理模式形态各异，管理水平参差不齐

《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类等十一大类，《中华人民共和档案法》明确了档案集中统一管理的原则，无锡地区的9所高职院校中，至今尚有无锡科技职业技术学院和江南影视学院2所院校的专职档案员只负责收集、保管党群、行政类档案，其余档案均分散在各职能部门，由兼职档案员保管，还没有形成档案集中统一管理。而各高职院校的档案管理工作也处于各自为政、自行探索的状态，档案管理模式繁多，如无锡信息职业技术学院每学期定点定时集合全院所有专兼档案员集中收集整理档案；无锡商业职业技术学院则是按规定时间每年年初由综合档案室集中统一收集整理；无锡职业技术学院充分利用档案系统采取部门预立卷的形式，由部门初步整理后通过系统由综合档案室进行整合；无锡城市职业技术学院则因学校合并，在人员和场地都没到位的情况下，对已有的档案资料进行服务外包，委托市档案局业务处下属有关部门对已收集的档案进行整理和文件目录的录入工作。档案管理模式繁多，方法各异，也使在锡高职院校档案管理水平出现良莠不齐的现象。

4、缺少档案学术研究氛围

《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，目前无锡地区的高职院校中开展年鉴编纂工作的，只有江苏信息职业技术学院和无锡商业职业技术学院。其它高职院校受制于人员和经费的约束，只有简单地把相关档案材料归档整理，还没有进一步地开展档案研究、编写参考资料、编史修志等档案三次开发利用工作。档案工作强调服务性，忽视学术性，只满足于日常工作，而缺乏浓厚的学术研究氛围，对档案工作深入研究的力度不够，科研性论文撰著偏少，档案管理水平难以达到更上一层楼的要求。

5、档案设施保障不到位，制约了档案数字化建设进程

《办法》要求高校应将高校档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。据笔者了解，无锡地区的9所高职院校在实际实施过程中，工作经费均没有入列学校的财政预算。各院校档案管理部门根据日常工作开展所需，由档案部门提出申请，经院校领导审核后，再进行工作费用的划拨。而2所民办院校则因受学院招生情况的影响，近二年经费投入呈现逐年下降之势，仅确保日常档案用品的添置，其它经费均列入了节约删减范围。2所民办院校因受办学条件、场地等因素的限制，还不能完全达到三室分开。

无锡地区的9所高职院校因各校对档案管理“软件”、“硬件”的投入各异，各院校档案信息化建设情况也各不相同。4所院校采用“南大之星档案管理软件”，2所院校采用“苏同档案室电子档案软件”，2所院校采用“永乐文档一体化”档案管理软件，1所院校采用“国泰一点智慧通”办公自动化系统嵌入文档一体化管理模块，有的是单机版，有的是网络版，仅有1所院校建立了档案信息网。档案数字化建设也刚起步，大部分院校还只开展了文件目录数字化，重要档案的全文数字化的工作并没有得到全面展开。加快高职院校档案数字化、网络化和检索自动化建设，已成为当前高职院校档案建设和发展的当务之急。

二、解决《办法》实施过程中存在问题的路径探索

 1、充分发挥综合档案室作用，为院校创新发展提供服务

 高职院校应结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校建设和发展中的作用。综合档案室作为学校保存和提供利用档案的专门机构，应认真履行《办法》规定的高校档案机构的管理职责，充分发挥综合档案室的作用，开展档案管理工作，厘清院校日常办公室工作和档案管理工作间的关系，明确各级档案管理人员的分工和职责，建立由院长为主要负责人的档案管理体系，充分发挥和调动专兼职档案管理人员在日常档案管理工作中的作用，保证档案工作的有效有序地开展。

 2、充实档案管理者人员队伍,增强档案管理技术力量

 稳定专兼职档案人员队伍、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，档案管理人员业务素质直接影响档案工作的质量，提高档案工作者素质，是加速档案管理技术创新，推动档案事业发展的关键。在日常工作中应从实际工作出发，要引进有文化水平，懂专业技能的人才充实到档案队伍中，选用具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平的人担任专职档案管理人员，负责学院的日常档案管理工作，学院各系部要建立稳定的兼职档案员队伍，负责做好各自所在系部的文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时，要考虑到档案管理是一项工作细致、责任性强，且有连续性的工作，所以既要考虑人员素质，也要考虑其业务水平。根据实际工作的需要，组织专兼职档案人员参加针对性和实用性强的档案业务知识的培训，让他们有机会学习业务知识，进一步拓宽视野，以适应信息技术发展的需求。加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的学习，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，由单一的管理型人才向复合的技术型人才转变。

3、更新档案管理模式，促进档案管理工作科学化与规范化发展
    高职院校培养面向生产、建设、管理、服务第一线的高素质技能型和应用型人才。其培养目标的职业性、实践性、技能性，人才培养模式的多样化，如订单式、工学交替、校企合作、顶岗实习型等模式，使得学院的教学、管理、科研等工作不再局限于学校内部，校外实训、校企合作共同开发专业课程和人才培养等全新内容的档案材料不断涌现出来。这已超出了学校原来固有档案收集的范围，档案来源的广泛性、档案管理的动态性日趋明显。这就要求档案管理人员适应高职院校发展的需要，根据高职院校发展的特点，针对学院在人材培养过程中的各种特点进行科学化和规范化管理；采取符合学院发展特色的档案管理模式，不断转换档案管理的职能，变墨守成规、坐等上门利用这种“封闭、被动、单一、低效”传统的档案管理模式为“开放、主动、多样、高效”的新型管理模式。档案管理工作紧密围绕院校的中心工作开展服务，在集中统一管理的基础上，充分发挥专兼职档案员的作用，在各系部预立卷的基础上，由综合档案室整合归档。提高归档案卷的完整率和准确率，盘活档案资源，变静态管理为动态管理，加快档案信息化建设进程，提高档案的利用效率，使档案管理向科学化、规范化方向发展。

4、加强档案工作学术研究，推进档案管理工作创新发展
    档案管理工作者不能只局限于各类资料的归档整理，还应进行档案学术研究。通过挖掘档案资料的内在价值，才能更有效地管理和利用档案资料。高职院校在档案管理人员紧张，专业人才欠缺、水平不高的情况下，也可以扩展思路，充分发挥高职院校的研究平台，采取“内举外聘”的做法，一方面充分发挥馆内人员的专业特长，参与编研的谋划工作；另一方面聘请院内有深厚文字功底的教师、科研人员担任编研的具体工作，更新档案编研观念，使档案编研工作适应学院发展的需求。同时也可以利用高校档案协作组这个平台，开展院校间的学术研究，他山之石可以攻玉，学术研究薄弱的院校，可以通过互相间交流取经，学他人之所长，克一己之所短，在学习和交流中不断提高档案学术研究水平，推进档案管理工作的创新发展。

5、采用现代信息技术，促进档案信息化建设

高职院校面对资金紧、档案设施条件受到约束的现状，档案管理工作者应进一步创新思维，采用或引进现代信息技术手段，提高工作效率，发挥档案服务于院校发展、建设的作用。俗话说“有为才能有位”，有位才取得自身发展的一席之地，才能得到师生广泛认可，才能促使档案事业持续有效地发展。面对现代信息技术的快速发展，高职院校档案工作者应充分利用已有的信息平台，在不断成熟完善的校园网平台上，架起与各部门间信息沟的桥梁，加强网络信息的收集、整理和开发利用工作，提高网上办事的效率。逐步由目录数据化向全文数据化转换，从而提高档案工作在提升办学质量中的效果。

三、小结

在贯彻实施《办法》的过程中，无锡地区的高职院校从各自的实际出发，面对实施过程中遇到的问题，采取切实可行的措施和办法，克服工作困难，从硬、软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在推进现代高校建设中的积极作用。由于笔者实践比较有限，对贯彻实施《办法》的认识仍需不断深化，仍需用探索的眼光发现解决《办法》实施过程中出现新情况、新问题，用《办法》规范档案管理，更好地推动高职院校档案工作科学有序地发展。

（无锡南洋职业技术学院综合档案室供稿）

AB岗工作制度的实施目的：一是保证各项工作的连续性，大大提高工作效率，杜绝因人员缺勤而影响办事的现象；二是合理配置人力资源，确保集中人力按时按质完成突击性工作任务，解决以往“一人忙不完，他人干着急”的问题；三是促进全体工作人员整体素质的提升，有利于培养复合型人才，实现一人多岗，一专多能。

通过实行AB岗工作制度，明确了岗位角色，落实了岗位责任，在业务上形成协助、配合、相互补位，建立能上能下、能进能出的用人机制，促进和完善管理体系和创新机制，有力促进了服务效率的提升。

（南京航空航天大学档案馆供稿）