江苏省高校档案研究会2013年工作报告

尊敬的傅祝余主任、钱俊千处长，各位代表：

大家上午好！

今天江苏省高校档案研究会2013年学术研讨会在宜兴隆重召开，我代表研究会向到会的傅祝余主任、钱俊千处长表示热烈欢迎！现在，我受理事会的委托做大会工作报告。报告分三部分内容：今年研究会主要工作、全省高校档案工作亮点及明年的工作思路。

一、   2013年研究会的主要工作情况

(一)理事会工作

1.组织召开常务理事会议及全体理事会议，研究、确定研究会重大事项

（1）7月上旬在南京组织召开了全体理事会议，重点讨论今年学会工作要点。

（2）8月在东南大学组织召开了常务理事会议，讨论确定了今年论文征文、学术年会的相关事宜；另外，为了确保研究会工作的正常开展，按照研究会章程规定，常务理事会针对研究会部分同志因年龄及工作变动等原因不能继续担任理事的情况，做出调整的决定：增选东南大学档案馆馆长钱杰生同志、南京航空航天大学档案馆馆长王伟同志、南京师范大学档案馆馆长高锋同志、扬州大学档案馆馆长殷宏楼同志为研究会理事；由钱杰生同志担任秘书长，王伟、高锋同志任副秘书长，我们对研究会的新理事们表示热烈欢迎！并向严建南同志、万水根同志、彭志斌同志、黄文德同志等多年来为研究会工作的辛勤付出表示衷心感谢！

（3）10月在东南大学组织召开了常务理事会议，讨论三项工作：一是江苏省民政厅要求的开展全省性社会组织评估工作，针对评估项目逐一进行了自评，及时发现不足，提出改进意见，迎接省民政厅的评估检查；二是研究2013-2014年度科研课题的立项申报工作；三是决定明年研究会成立30周年将举办庆祝活动，活动项目将广泛征求会员单位意见。

（4）11月在南京航天航空大学召开常务理事会议，评选优秀论文，同时推选中国高教学会档案工作分会新一届理事及学会工作先进个人。

（5）11月在宜兴召开全体理事会议，通报本年度学术会议的准备情况及经费使用情况；通报学术论文评审情况；审议理事会年度工作报告；征求明年研究会成立30周年庆祝活动方案等。

2.研究会顺利通过教育厅、民政厅的年度检查

4月，研究会秘书处收到江苏省教育厅转发的江苏省民政厅《关于江苏省社会学术团体2012年年度检查》的通知，根据通知要求，秘书处作了认真准备，一是对2012年研究会的工作作了书面总结；二是对2012年财务收支情况填写了明细报表；三是委托东南大学审计处对2012年财务进行全面审计。5月顺利通过了教育厅、民政厅的年度检查。

3.完善研究会制度

研究会制度建设是规范研究会行为、有序管理、依法办事、推动工作的重要保障。制度建设没有“最好”，只有“更好”。目前，根据省民政厅对我们研究会的要求，结合自身的工作需要，我们制定了“江苏省高校档案研究会印章管理制度”、“研究会分支机构管理办法”、“会议制度”、“财务管理制度”、“研究会档案管理制度”、“党建工作制度”、“重大活动报告制度”等制度。

4.组织开展了论文征集、评选活动

论文征集和评奖是研究会的重要工作，本项工作对推动全省高校档案管理者的理论研究水平和管理能力发挥了重要的指导作用。“2013年学术研讨会”征文活动得到了各高校档案馆（室）的热烈响应，大家围绕本次征文主题，积极撰写论文，踊跃投稿。本次征文共收到28个高校档案馆（室）的学术论文48篇，共评出优秀论文15篇，其中一等奖2篇，二等奖4篇，三等奖9篇。另外，研究会积极采纳会员们的建议，今年改进了优秀论文的评审方法，使评审更体现公平、公正、科学与民主，并对交流论文给予肯定，同样颁发证书。

5.组织完成了2013年科研课题结题评审

研究会学术组组织专家对提请今年上半年结项的8项科研课题进行评审，其中两项经初审后尚不符合要求，经课题组补充相关材料后，才获准通过。

6.启动了2013-2014年度科研课题的立项申报工作

两年一次的研究会档案科研立项课题申报活动正常开展，并修订了科研申报制度。为了能够扩大科研项目立项范围，在经费困难的情况下，经研究会讨论，决定今后档案研究课题立项采取资助课题和非资助课题相结合的做法，鼓励大家积极申报。

7.启动了研究会评估工作

根据江苏省民政厅“关于开展全省性社会组织评估工作的通知”（苏社管[2013]126号文），研究会启动了评估工作。评分满分为1000分；4个大类，16个中类，45个小类，近100项建设和评估标准。首先是自评打分，在自评基础上，向省民政厅社会组织管理局提交《社会组织评估申报书》和评估评分细则自评得分表，最后由社会组织管理局审核社会组织参评资格。在符合评估条件后，再提交评估所需的系列材料和佐证材料，佐证材料要求与评分细则一一对应，并按顺序整理成册。

本次评估内容复杂，手续繁多，佐证材料需详实有效，因此工作量巨大。但是评估工作对我们研究会今后的发展有重要意义，研究会高度重视，专门召开了常务理事会议研究。因本次评估涉及会员单位的佐证材料，请各会员单位认真填写研究会下发的“江苏省高校档案馆（室）基本情况调查表”。

8.改版了研究会网站

网站的特点就是可以快速有效地跨越时空进行交流。为了更好地向社会展示研究会形象，增强研究会与会员之间，会员与会员之间的工作联系，今年研究会完成了网站的改版工作。欢迎各会员单位继续对我们的网站建设提出建议，在我们的网站上发表见解，研讨工作体会，交流工作经验。

9.加强了研究会主办的《高校档案工作简讯》编辑出版工作

由南京师范大学负责定期编印的《高校档案工作简讯》工作，是介绍各单位的先进做法和成功经验的良好途径，得到了各会员单位的积极支持。本年度南京师范大学积极组织、克服困难，加强了编辑出版工作，希望今后得到大家更广泛的支持。

10.配合省档案局、教育厅开展全省高校档案工作先进集体与先进个人的评选工作

2013年7月12日，在南京师范大学召开了全省高校档案工作会议，省档案局谢波局长主持会议，省教育厅沈建厅长到会讲话。大会决定授予南京大学等35所高校“江苏省高校档案工作先进集体”荣誉称号，授予万水根等43名同志“江苏省高校档案工作先进个人”荣誉称号。在此，我们向这些单位和个人表示热烈祝贺！希望全省高校和广大档案工作者要以受表彰的单位和个人为榜样，开拓奋进，扎实工作，努力开创江苏高校档案事业新局面。

11.完成中国高教学会档案工作分会团体会员单位的任务

今年研究会完成了推选中高档分会理事候选人及会员代表大会代表的工作；同时研究会组织近几年的工作总结材料，组织申报中高档分会优秀会员单位的评审及严建南、万水根同志优秀学会工作者的评审工作。

（二）研究会各协作组活动情况

1.南京片区协作组 

（1）2012年底在河海大学组织了80多人参加的辞旧迎新大联欢。这是一次参与面很广的团结和谐、增进友谊的盛会，丰富了档案工作者的业余生活。

（2）2013上半年，积极参与江苏省档案局、省教育厅关于开展全省高校档案工作先进集体和先进个人评选表彰活动。成立了由江苏省高校档案研究会领导和小组长参加的在宁高校档案先进个人推荐领导小组，本着“公开、公平、公正”的原则，从各高校推荐的30多位同志中评选出14位先进个人。

（3）6月17日，在南京医科大学召开了以“高校档案工作新理念”为主题的研讨会。南京医科大学副校长张竹繁，省档案局社会事业处处长钱俊千、省教育厅领导和相关部门负责人出席会议，在宁高校档案协作组组长、在宁各高校档案馆（室）负责人参加了会议。钱俊千处长作了重要讲话，南京大学李刚教授作了“档案学2.0：理念与议题”专题讲座，使高校档案工作者拓宽了研究视野和工作思路。

（4）在宁高校间的互访和交流活动频繁。如南京理工大学前往南京大学调研校史馆建设思路；南京大学、河海大学前往南京航空航天大学学习交流。

2．苏州片区协作组

召开了在苏各高校档案馆（室）负责人参加的苏州市高校协作组会议、分管校领导参加的学校档案工作会议，以及江苏省高校档案工作先进集体和先进个人评选工作会议。这些会议交流档案工作经验，系统分析了苏州高校档案工作的情况，肯定了档案工作成绩。另外，苏州高校参加了苏州市市级机关档案工作年度评价，总体情况良好。

3．徐州片区协作组

配合徐州市档案局组织对在徐高校的档案工作进行年检；在高校之间广泛开展专题业务交流，安排新近加入档案队伍的新同志分别到中国矿大、徐州医学院、江苏师范大学档案馆驻点学习交流，有力促进了高校档案工作的开展。

4．镇江片区协作组

在江苏科技大学召开学术研讨会，来自江苏大学、江苏科技大学、镇江高专的20名会员代表参加了会议。会议邀请葛荷英同志作了“国内外档案发展情况比较研究”的专题报告，葛老师根据自己多年来对档案工作的理解和在新加波、加拿大等国家档案馆的考察经历，围绕档案管理、档案馆库房建设以及档案工作者职责和要求等方面进行比较分析，使得与会代表受到很大启发。

二、全省高校档案工作亮点

（一）档案工作

全省各会员单位能够紧紧围绕学校中心工作，开展档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系、档案工作保障体系等四个体系的建设任务，克服困难，积极进取，不断创新，成绩斐然，形成许多亮点。

1．认真落实 “江苏省高等学校档案管理实施办法”，总结经验，查找不足，提出更高的奋斗目标。

今年5月，南京大学、南京理工大学等10所高校代表全省高校参加了由省档案局、省教育厅组织的执行“办法”情况汇报交流会，10所高校的馆长分别详细地做了工作汇报，并提出高校档案工作中存在的问题和困难。省教育厅及档案局的领导认真听取了大家的汇报和建议，更加了解全省高校档案工作实际，为召开全省高校档案工作会议奠定良好基础；同时确定了将在全省高校档案工作大会上由省档案局、省教育厅共同组织表彰一批江苏省高校档案工作先进集体和先进个人，从而肯定了近年来我省高校档案工作的成绩。

2．结合“党的群众路线教育实践活动”，认真查找档案工作中的不足，实施档案服务新举措，创建服务型档案部门。

如南京大学等高校提出了提高工作效率，进一步改进服务质量，使档案更好地为学校以及社会各界服务的明确目标，从重新修订《档案管理办法》、细划各类档案利用流程开始，提供多渠道、多手段的档案利用方法，确实满足广大师生及社会的利用需求，使广大档案利用者免受来回奔波之苦。这是档案馆探索新的服务方式的一次有益尝试。

南京航空航天大学档案馆全面推行AB岗工作制度，明确岗位角色，落实岗位责任，在业务上形成协助、配合、相互补位，建立能上能下、能进能出的用人机制，有效促进了服务效率的提升。

中国矿业大学结合实际情况，进一步修订和完善了《档案服务承诺制度》、《档案馆限时办结制度》、《档案馆首问负责制度》、《档案馆责任追究制度》，将其执行情况纳入业绩津贴考核。近年来随着本科生科研训练计划的实施，以及课程设计和毕业设计方面的一些新要求，本科生有了利用档案资源的需求，对此档案馆改变过去的一贯做法，面向有利用需求的本科生开放，并制定出本科生利用档案的相关制度。

南京中医药大学按照“十二五”规划建设数字档案馆的要求，根据实际需要，及时调整原来的工作步骤，将急需、使用频繁的学籍档案先行数字化，方便了广大师生和家长的利用，得到一致好评。

3．校史研究与众多档案编研成果硕果累累。

档案部门充分发挥档案文献作为社会主义先进文化核心要素的重要作用，深入挖掘馆藏档案所蕴含的历史内涵、文化内涵和思想内涵，不断推出高层次、高质量的档案文化产品和研究成果，积极为学校文化工程建设、开展爱国主义教育、协助教育教学等活动提供档案服务。

例如东南大学档案馆参与或自主编研了《东南大学革命史大事记（1919—1949）》、《南京工学院“文革”前发展概要（1952—1966）》、《中共东南大学组织史资料》等；河海大学编写和参与编写出版了《河海大学大事记》、《河海大学组织机构沿革》、《河海大学人名录》、《河海大学教授录》和宣传画册等书，编辑出版了《奔腾吧.河海》多媒体光盘；江苏师范大学档案馆参与主编的《江苏师范大学校史》由中华书局正式出版，为60周年校庆献了礼；南京大学参编了南京大学年鉴和大事记，主编《南京大学历史上的今天》、《南京大学校史图集》、《经济学科发展简史》、《赛珍珠纪念馆陈展综述》、《仙林校史馆陈展简介》及《诚朴雄伟铸辉煌》180度环幕影片等；苏州大学主编了《无锡国专史料选辑》、《李鹤云捐赠书法作品选》等。

4．继续加快档案信息化建设，深化数字档案馆建设。

各校抓紧建设和完善档案管理系统，深化档案数字化建设，很多高校已经从以点带面到全面铺开。南京大学的“南大之星”档案管理系统继续在全国高校推广，用户反映效果良好；今年又开始开发历史档案利用平台系统、图片档案检索利用系统、利用云平台系统自动归档部门档案；同时完成了教育部档案管理系统的升级换代，完成了档案管理系统的身份认证与保密性资质要求，得到教育部有关部门的肯定。东南大学、江苏科技大学等自主开发了“学生成绩、证书翻译系统”，东南大学的学生信息集成管理系统得到省级相关部门的认可，推荐申报教育部奖。南京艺术学院档案馆积极推行档案数字化网络系统管理技术，创建了归档数据库系统和数字化服务平台，简捷流畅、严谨高效的档案管理体系的逐步完善，使信息化管理与服务水平大为提升。

全省许多高校都将数字档案馆建设纳入了数字化校园建设的范围，加大经费投入，加快数字化进程。如南京大学在“985”三期确定的数字档案馆建设项目中，已先后投入近800万元，用于馆藏档案数字化、数字资源库建设及数据管理中心、数字档案阅览的硬件设施建设。南京中医药大学的数字化工程建设项目在去年学校投入100万元立项的基础上，也在继续加快建设之中，计划于2015年底完成。现已完成了1955至2012年的文书档案近100万页，并陆续上传到档案管理系统，通过利用权限控制，确保档案安全利用。江苏大学的数字档案系统平台建设纳入了“中央支持地方高校建设项目”。中国矿业大学对馆藏文书档案永久卷及长期卷近100万页进行数字化扫描，为网上提供档案利用、实现资源共享打下了良好的基础。淮阴师范学院加快档案信息化建设，今年顺利通过了由省教育厅、省档案局共同组织的5星级达标检查。

5．加快档案馆、校史馆馆舍建设及硬件建设。

大多数高校增加库房及办公用房，购置档案现代化管理设备，对库房进行升级改造，改善办公及库房管理条件，争取学校给予更大力度、更多资金的支持。

还有许多高校都将建设新馆舍列入学校基本建设计划。南京中医药大学新馆舍将与江苏省中医药博物馆、南京中医药大学校史馆同楼办公，实现“三馆一楼”的新格局。

一些高校今年启用了新馆。南京大学仙林新校区正式启用了档案馆和展览馆两个独立新馆，建筑面积分别达到5000平米以上。新档案馆投入资金，实现智能化馆的目标，同时建成了标准的档案管理数据中心。南京工业大学在新校区建成功能齐全、馆库面积充足的新档案馆，现已投入使用。南京理工大学校史馆、兵器博物馆在今年校庆60周年之际重新布展开馆，集校史、博物、教学实践为一体，彰显了两馆的文化教育功能，成为学校对外宣传的品牌窗口和校内文化名片。徐州医学院对校史馆进行了更新，形式更加新颖，内容更加丰富，同样成为学校重要的宣传窗口。

6.各地多校举办了“国际档案日”宣传活动。

今年6月9日国际档案日，全省各地都举办了纪念活动。南京大学、东南大学与省档案局（馆）走向校园、社区、广场等，制作展览、开展档案咨询，共同举办“档案在你身边”的大型宣传活动；南京航空航天大学围绕“档案在你身边”这一主题，精心制作了二十多块宣传展板，通过档案基本知识、档案馆和各门类档案介绍、特色馆藏图片展以及宣传手册发放、档案业务咨询服务等一系列活动，吸引了大批师生员工走进档案馆，现场参观档案库房和馆藏实物，提升了师生的归档意识、利用意识和保管意识，展示了档案“记录学校历史、服务中心工作”的重要作用。苏州大学举行了“档案在你身边”演讲比赛和征文比赛，收到良好效果。

7．档案保护工作取得新突破。

中国矿业大学档案馆聘请档案保护专家对馆藏问题档案实施纸张鳌合保护、字迹固定、字迹恢复、纸张修裱等抢救性修复、保护工作，共修复、保护档案1000余卷，共计7000余页。南京中医药大学档案馆发动全馆人员，将字迹模糊的学籍档案成绩首先打印，再进行剪贴裱糊，确保了档案原件的长久保存。

（二）育人教育

1．许多高校充分发挥校史馆、纪念馆的育人作用。如每年新生入学校史教育第一课就是参观校史馆。

2．各地高校利用档案举办专题展览。如南京师范大学举办“金陵贻芳—纪念吴贻芳先生诞辰120周年”及“大家风范”系列大型展览；河海大学举办了严恺等4位院士教授的人物专题展览；南京大学举办纪念“台湾杰出校友余纪忠先生逝世10周年追思会”及其特展和“纪念赛珍珠诞辰120周年特展”。

3．一批高校文化展馆获得各级荣誉称号。南京大学拉贝纪念馆入选国务院批准的第七批“国家文物保护单位”称号；健雄职业技术学院的吴健雄陈列馆入选“苏州市科普场馆”，被确定为太仓市委宣传部“太仓市爱国主义教育基地”、太仓市市委党校“现场教学基地”。

（三）科学研究

1.通过鉴定与结题项目

东南大学承担的江苏省档案局科技项目“高校数字化校园环境下学籍电子档案的建立与集成管理”，经省档案局于2012年12月18日评审，认为在高校学籍档案管理中处于领先地位。中国矿业大学完成了国家档案局课题“档案信息资源整合与共享创新研究”。南京师范大学承担江苏省档案局立项的“江苏省《高等学校档案管理办法》实施细则研制”项目，最终形成了《江苏高校档案工作考察研究报告》和《江苏省高等学校档案管理实施办法》等质量较高的结项成果，为全省高校档案管理工作的规范化和科学性做出较大贡献。江苏大学、中国矿业大学等学校承担的江苏省高校档案研究会2011年规划课题共8项研究成果结题，经研究会学术委员会鉴定审批通过。

2．获得国家、省级档案科技项目立项

河海大学档案馆紧紧围绕为社会服务的主题，发挥高校综合专业优势，承担了国家三峡公司、国资委、南水北调办公室等单位设立的档案价值研究、档案事业发展规划研究、工程档案管理组织设计与研究、工程档案信息化组织研究等课题，取得了很好的社会影响，成果获得好评。南京大学档案馆申报的国家档案局科技项目“高校数字档案馆建设项目风险研究”获得批准，列入2013年国家档案局科技项目研究计划。

三、明年研究会工作思路

2014年研究会工作的基本思路是：以研究会成立30周年为契机，开展系列纪念活动，总结30年来研究会和全省高校档案工作的发展历程和所取得的主要成绩，进一步推动研究会工作科学发展，努力建设充满生机和活力的高校档案研究团体，积极为促进全省高校档案事业的科学发展做出新贡献。具体任务包括：

（一）理事会工作

1.充分发挥理事会的领导作用，积极完成研究会换届改选。

明年研究会将进行换届改选，理事会在完成常规性工作的同时，将完成换届改选任务。做好理事候选人、会员代表的推选工作，完成换届大会的前期准备事宜。

2.开展研究会成立30周年的庆祝活动。

各会员单位可以自行组织有意义的活动，片区协作组指导并组织各片区开展丰富多彩的纪念活动。研究会将成立“纪念三十年活动”领导小组，开展一系列的相关活动，如：组织专题纪念征文、档案知识竞赛并评奖、出版全省会员单位档案工作发展历程——《江苏高校档案三十年》、组织各会员单位档案工作专题研讨会、开展专题讲座等。

3．开展多种形式的业务交流与培训，进一步提高学会的凝聚力和影响力。

由于全省高校档案工作发展起步不同、学校规模不同等原因，使得全省高校档案工作发展水平有高有低、有快有慢，研究会要加强对团体会员单位的深入了解，有计划地开展专题培训活动，针对不同的高校实际给予档案工作和学术活动的指导。研究会牵头，加强本省及省外高校间的馆际合作与交流，互相学习，促进工作、共同进步。

4．建立会员单位联系人制度，加强信息沟通，建设会员快速交流沟通平台。

通过email、QQ、微信、网站等现代技术，建设与会员单位和会员之间的快速交流沟通平台，使研究会的信息快速送达会员单位，提高办事效率。

（二）高校档案工作

1、明年将是全面落实全国档案事业发展“十二五”规划及各高校中长期档案发展规划的关键时期，我们将紧紧围绕档案“四个体系”建设的主要工作目标，进一步推进高校档案工作基础建设水平的提高。

2、认真学习贯彻今年全省高校档案工作会议精神，针对档案基础建设比较薄弱的高校，要建立基本的档案工作保障机制，在人、财、物等方面给予加强。在省教育厅、省档案局的领导与指导下，研究会将开辟多种途径，以先进高校的成功经验，促进全省高校档案工作的全面、均衡发展。

3、各校要进一步强化服务意识，创新档案工作思路，充分发挥档案的价值，为学校中心工作服务。一些档案基础工作较好的高校，要充分挖掘档案的价值，发挥档案在校园文化、育人宣传教育等方面的作用，使高校档案工作外延扩展、内涵深入，档案工作从后台走向前台，价值得到充分显现。

4、紧跟信息化时代步伐，继续加快全省高校档案信息化进程。高校档案信息化是大势所趋，我们要从国家战略的高度以及数字时代的客观要求，认识档案信息化建设的重要性和必要性，以点带面、从简单到复杂，不断推进。特别要重视电子文件管理的深入研究，制定管理规范，推进在各级高校档案馆（室）建立电子文件(档案)备份中心。这也是档案信息安全的要求，是长远规划的需要。

5、加强高校档案管理模式的研究，明确发展方向，抓住各种发展机遇，使全省高校档案工作快速、健康发展。各高校要围绕学校中心工作，明确档案工作的管理模式和发展方向，学会搭车上路，借力发展，从边缘向中心靠近，从而提高档案工作的地位和贡献度。

同志们，2013年即将过去，新的一年研究会将面临着新的考验，肩负重任。全省高校档案事业的发展，需要研究会以科学发展观为指导，积极发挥桥梁和纽带作用，完善以会员为主体的组织体制，坚持民主办会，发挥好人才优势，发挥好社团优势，搭建为高校档案事业发展的服务平台，为我省高校档案事业发展出力献策，为促进我省高校档案事业科学发展做出新的更大的贡献！

最后，感谢研究会老同志们几十年来的辛勤付出、无私奉献，希望他们继续关心、支持研究会今后的发展，祝他们身体健康、生活快乐！祝大会取得圆满成功！

谢谢大家！