2015年11月17日上午，金城学院办公室与学生处联合开展了本学期学生档案抽查活动。结合去年学生档案抽查情况，信息工程系、车辆工程系与机电工程系被选为本次抽查对象。此次学生档案抽查活动目的是进一步推动我院学生档案的规范化管理，强化和落实学生档案管理制度，更好地服务于学生的成长、就业。
      上午9点，院档案室、学生处老师一行三人首先来到信息工程系。该系党总支书记吉欢老师带领大家参观了他们系存放学生档案的专柜，柜子里学生档案袋排列有序、井井有条，按年级按班级整齐排放，并且柜门已上锁。接着吉老师简明扼要地介绍了信息工程系学生档案管理现状，经过前期学生档案大梳理，把之前存在的问题一一解决，并安排专人负责学生档案的日常管理和查借阅，更加规范了学生档案管理制度。最后，大家一起讨论交流了当前学生档案管理工作中存在的困难与问题。
      离开信息工程系，随行三人来到车辆工程系。在该系辅导员老师的引领下，参观了他们系存放学生档案的专柜，柜中档案目录摆放醒目，柜门上锁，并且已经贴上标示。接着大家来到会议室，对抽查的一至四年级学生档案，提出几点建议。最后该系辅导员老师们提出了学生档案管理中存在的疑惑，抽查老师都逐一作答。
抽查活动接近尾声时，随行三人再次来到机电工程系，该系党总支书记田晋老师带领大家检查了他们的学生档案柜、学生档案管理制度和学生档案查借阅登记薄。经过一年时间不断完善，去年学生档案抽查过程中存在的问题都已得到解决。
      本次学生档案管理抽查活动开始前，院档案室已编写下发《系（部）学生档案管理须知》。此次抽查通过听情况介绍、看存放现场、查档案材料、评存在不足等方式进行。通过学生档案抽查活动，深切地感到所到系分管领导重视学生档案工作，学生档案都做到了有专人负责、有专柜存放，对学生档案开展了逐人逐件核查登记，有的系对缺失材料还进行了追补。但也存在一些问题，例如：有的档案专柜标示仍需进一步规范醒目；柜内档案仍需排列整齐和摆放档案目录、方便查找：档案管理制度仍需完善、张贴上墙；缺失材料仍需尽快补齐，对不能补的，须填写情况说明；大学四年材料仍需按照规定要求及时跟进归档。
      通过这次联合开展的学生档案抽查，将更进一步推动和促进其他系（部）的学生档案的规范管理，同时希望未被抽查的系（部）能够举一反三、融会贯通，发现问题、及时处理，更加重视和做好学生档案管理。