为推动和促进学院学生档案的规范管理，进一步强化和落实学生档案管理制度，12月9日上午，学院办公室与学生处联合开展了本年度的学生档案管理抽查活动。结合往年学生档案抽查情况，土木工程系和管理系被选为抽查对象。

上午9:30，院档案室、学生处老师一行三人首先来到土木工程系。该系学生现由两位辅导员老师负责，学生档案也由两人分别管理。检查老师在参观该系存放学生档案专柜时，发现同属一个系的学生档案,有的柜子里学生档案袋排列有序、井井有条，按年级按班级整齐排放，柜门上锁，但有的柜子学生档案却未达到规范管理的要求。检查老师又进一步抽查了部分学生档案袋材料记录情况，发现两位老师整理情况不尽相同，检查老师一一指点出了存在问题，提出几点整改意见，希望限期改进。

离开土木工程系，随行三人来到管理系。该系党总支书记陶荣兄带领大家来到会议室，简明扼要地介绍了他们系学生档案管理现状。由于该系学生较多，学生档案分别由各自辅导员老师管理。检查组老师抽查了每位老师管理的学生档案，并将发现的一些问题记录下来。接着，每位老师分别就当前学生档案管理工作中存在的困难与问题提出了很好建议，检查老师针对每位老师提出的问题和建议，分别一一作答。最后，在陶荣兄的带领下，检查组又查看了他们系存放学生档案的专柜。

院档案室在本次学生档案管理抽查活动开始前，已通知两个系部相关老师，并将编写的《系（部）学生档案管理须知》下发到学院各个系部，给这两个系部充足的时间准备。此次抽查通过听情况介绍、看存放现场、查档案材料、评存在不足等方式进行，以管理须知为依据，逐一进行检查。通过学生档案抽查活动，深切地感到所到系部的分管领导重视学生档案管理工作，学生档案都做到了有专人负责、有专柜存放，有的系部对学生档案开展了逐人逐件核查登记，有的系对缺失材料还进行了追补。

通过此次联合开展的学生档案管理抽查，更好地推动了其他系（部）学生档案的规范管理。同时希望本次被抽查的系（部）能够进一步完善学生档案管理，发现问题，能够限期解决；其他未被抽查的系（部）能够举一反三、融会贯通，查找问题、及时解决，更加重视和进一步做好学生档案管理。