档案防灾计划－－突发事件与档案保护（一）

从美国的“9•11”事件到印度洋的海啸，突如其来的灾难不仅给一些国家带来了巨大的人员伤亡和财产损失，也对负有保存人类记忆重任的档案工作提出了严峻挑战。早在上世纪八十年代，欧美等国便开始由专业人员制定档案防灾计划，以期在灾难来临时能照常开展工作，将损失减到最小程度。进入21世纪，人们的防灾意识不断增强，档案资料异地备份等新型防灾手段也逐渐为公众所认识，传统意义上的档案保护被赋予了新的涵义。本文介绍的《图书档案防灾计划概述》将从专业角度描述防灾计划及其制定的基本要素，其内容包括：将防灾计划纳入档案馆日常管理工作；确定优先抢救的重要档案并列出清单；置备相关材料和设备；训练有关人员以使其具备快速应对灾难的能力；定期开展模拟训练等等。而《哈佛大学图书馆防灾计划两则》则为我们提供了可资借鉴的具体范例。

　　图书档案防灾计划概述

　　何谓防灾计划？

　　防灾计划是图书档案部门为预防洪水、飓风等自然灾害以及火灾、偷盗等社会突发事件而专门设计的一整套应急程序，这套程序可最大限度地降低灾难对图书档案造成的损害。

　　一份综合性的防灾计划通常由几个独立而又互有关联的小计划组成。任何灾难都会经历三个阶段：灾前、灾中和灾后，因此，防灾计划也应围绕这三个不同的阶段而设计。灾前阶段，防灾计划的制定可与日常工作相配套，此时应制定两种计划：预防性计划和备战计划。预防性计划是抵御绝大部分灾难的行动指南，包括修理渗漏的屋顶、安保系统的维护和升级，等等。备战计划旨在将已经确认的灾难置于可控状态，其内容包括：确定优先抢救的重要档案并列出清单，购买塑料薄膜，配备冷冻设备，训练有关人员以使其具备快速应对灾难的能力。灾中阶段，必须对灾难作出快速反应。这种快速、高效的反应源于完整、深入、细致的备战计划的制定。灾后阶段，须制订一份恢复计划。由于每次灾难都有唯一性，恢复计划不可能制订得十分详尽。根据观察，绝大部分影响图书档案的灾难都包含了水灾因素。如下列情况一般均可引发水灾：灭火、水管爆裂、屋顶渗漏、下水道堵塞或飓风。因此，训练有素的人员应熟练掌握图书档案资料遭受水灾后的抢救方法。

　　一份完整的防灾计划必须将灾难可能波及的方面都考虑在内。这些方面是：

　　人员，包括工作人员、利用者（图书档案用户）和参观者。

　　藏品和文件，包括各种档案文件、专著、手稿、地图、录音磁带、计算机磁盘、光盘、影碟、图片资料，以及相关目录。同样重要的是对本机构重要文件的保护，通常情况下，缺少这些文件机构将无法正常运作。机构所有的法律文件、重要档案和财务文件都包括在内。

　　大楼和设备，包括车辆、空调、管道系统、供电设备、计算机和其他设备。

　　针对灾难不同阶段设计的各种计划，均应考虑人员、藏品和大楼三方面因素。各阶段应制订的计划可用以下图例示之：

　　灾前阶段----〈 预防性计划

　　〈 备战计划

　　灾中阶段----〈 （即时）反应计划

　　灾后阶段----〈 恢复计划

　　一切预防性活动均应纳入机构日常工作中。一旦防灾计划制订完毕，确定多少时间可用于备战至关重要。防灾计划的实施会对其他日常工作，诸如编目、归档和利用服务等产生影响，从而打破平衡。因此，用于防灾计划的时间以确保机构从容应对为准。