档案防灾计划----突发事件与档案保护(三)

哈佛大学图书馆防灾计划两则

　　（一）突发事件应急反应手册

　　当书籍、纸张、照片、胶卷及音视频介质因突发事件而受损时，迅速作出反应相当重要。在事件发生的24小时内立即采取有效行动有可能使受损物得到及时抢救。

　　当突发事件威胁到图书资料时，采取以下步骤：

　　第一步：确保所有人员的安全。

　　采取恰当措施保护介入其中每个人的生命和健康。突发事件发生期间，可通过美国红色通道网站搜索有关安全保护的信息。

　　 第二步：通知突发事件应急处理有关各方。

　　根据突发事件的性质，向政府指定的应急反应机构，如火警处、警察局等寻求帮助。同时，通知以下部门：

　　● 图书馆行政部门

　　图书馆设备管理部门

　　图书馆地方应急反应小组

　　哈佛大学图书馆图书资料应急小组

　　第三步：对突发事件状况作迅速评估。

　　如有可能，且在保证安全的前提下，对威胁藏品安全的来源及受损范围迅速作出评估。

　　第四步：保护图书资料免遭进一步危害。

　　如有可能，且在保证安全的前提下，采取恰当措施保护图书资料，例如，用塑料薄膜覆盖并将之移至安全地点。消除威胁因素，如修理渗漏的水管等。

　　第五步：稳定环境。若图书资料已浸湿，采取如下步骤：

　　● 室温降至华氏65度以下

　　● 相对湿度降至35%以下

　　● 使受影响区域空气轻柔流动，以免产生霉菌

　　● 若霉菌已产生，寻求专业帮助，防止其进一步蔓延

　　第六步：对藏品受损情况作综合评估。

　　鉴定资料受损类型，并估算数量：

　　● 装订的书籍

　　● 未装订的纸张

　　● 缩微品

　　● 照片和底片

　　● 录像带，录音带

　　● 动画片

　　● 其他

　　鉴定资料受损情况，如：

　　● 受潮

　　● 浸湿

　　● 烟熏

　　● 火烧

　　● 弄脏

　　● 细菌污染或其他危险物污染

　　● 拍下受影响区域

　　第七步：寻求有关抢救受损物的专业建议。

　　第八步：决定是否需要外部商业性应急服务。

　　图书馆行政部门与哈佛大学图书资料应急小组共同磋商决定，是否受损图书资料的种类或数量已超越图书馆应对能力。

　　第九步：若需外部服务，安排购买服务。

　　图书馆行政部门与下列部门联系：

　　金融服务部门

　　保险机构

　　第十步：无需外部服务，履行抢救行动。

　　图书馆地方应急反应小组应与哈佛大学图书资料应急小组共同磋商：

　　● 汇集物资

　　● 将受损藏品移至安全地点

　　抢救受损物

　　第十一步：保存详细记录

　　记录：

　　受影响的区域 / 范围

　　受影响的物品

　　● 被抢救物所在地

　　抢救方法

　　（二）哈佛大学图书馆防飓风计划

　　美国国家海洋与大气行政署（The National Oceanic and Atmospheric Administration）将飓风定义为“一种以雷暴雨及表面大气环流为主要症侯、最小风力达到或超过每小时74英里的强热带天气”，按照风力大小，飓风可分为5个等级，其中1级为最弱，5级为最强。

　　为飓风季节（6-11月）作准备

　　1．复查应急计划使之更为完善和准确，需要时及时予以更新。

　　2．开列应急物资清单，补充丢失或过期产品。

　　3．检查大楼及有关设备，寻找狂风暴雨来临时最易受攻击之处（例如损坏的门窗或高高悬挂的大树枝等），安排有关人员及时补救。

　　4．与设备人员一起核实最近的应急计划、物资供应及设备状况，并使其投入运作。

　　5．复查重要电子信息备份。

　　6．鼓励全体工作人员为自己的家庭制订一份防飓风个人应急计划。

　　飓风观察阶段（飓风的威胁将在36小时内或不久来临）

　　1．密切追踪天气状况。

　　2．向全体工作人员发出警告，指明飓风来袭时各自的职责。

　　3．决定未来48小时内与重要成员的沟通方式和位置。

　　4．与设备人员协调应急反应计划

　　飓风警告期间（飓风威胁将在24小时内或不久来临）

　　1．密切追踪天气状况。

　　2．移开窗台边和地板上的藏品资料。

　　3．若有洪水危险，将藏品从低处移至较高处。

　　4．用塑料薄膜覆盖书桌和设备，并用胶布固定。

　　5．获得购买灾后物资的现金或授权。

　　6．将冷冻机和冷却器调至最低。

　　7．除非得到地方行政当局的通知，让全体工作人员回家。

　　8．与设备人员协调闭馆及安全事宜。