《江苏省<高等学校档案管理办法>实施办法》

研  制  报  告

南京师大档案馆  彭志斌

一．项目研制工作过程

1．前期调研和研究工作

本项目签订合同前，项目负责人即在主持省档案局《江苏高校档案资源整合共享与“文化强省”建设研究》项目（2009-L11）的研究过程中，对全省高校档案工作开展了全面深入的调研。2010年4-5月，省档案局发出通知，对全省高校档案工作从资源体系、利用体系、安全体系和信息化建设等方面开展了全面调查，给全省120多所高校发放了《江苏省高校档案工作基本情况调查表》、《江苏省高校档案信息化建设情况调查表》和《江苏省高校档案资源与利用情况调查表》，回收到80所高校的调查表。项目组成员在调研基础上，撰写了《江苏高校档案工作考察研究报告》，并在后来的研究中进行了修改完善。这为《细则》的研制打下了坚实基础。

2．项目研制第一次工作研讨会

2011年3月16日，南京大学拉贝纪验馆，省档案局、教育厅牵头召开《细则》项目研制第一次工作研讨会议。参加人员：欧阳旭明、钱俊千、丁原、王爱梅，郁建文，苏卫平、万水根、吴玫、强飚、王玉秋、彭志斌。会议由钱俊千处长主持，教育厅办公室郁建文副主任讲了话。会上，明确了项目研究时间安排：在继续调研基础上开始起草准备工作，5月底出初稿；6月初审阅修订；6月中旬出第二稿；7月广泛征求意见（高校及相关档案部门）；9月上旬出三稿，报审定稿；计划10月份出台。明确了研制工作的基本方式，成立起草小组和顾问组。明确了研制目标、思路和方向，着重探索15个方面问题：江苏高校档案工作的目标方向；确定江苏高校档案工作的基本职能和工作内容；对江苏高校档案机构进行定性、定位；对档案馆、档案室分别作出建设和工作要求；对各高校各级领导提出强化档案意识和管理要求；在队伍建设、馆舍建设、经费投入等方面作出具体要求；对档案信息化、数字化建设提出具体要求；对推动高校档案事业“三个体系”建设提出政策要求；推动江苏高校档案信息共享平台建设；对档案网站建设作出要求；增强档案机构的管理职能；推动高校档案编研工作，增强文化教育功能；对建设校史馆、举办档案文化展览作出具体要求；明确全省高校档案系统评优奖励机制；鼓励高校档案工作体制机制创新。

3．开展深入考察调研工作

为完成《细则》的起草、修订工作，省档案局社会事业档案管理处组织起草小组成员，从2011年6月22日至7月8日，选择苏南、苏北有代表性的高校，开展了三次有针对性的考察调研活动。

6月23日上午，苏州大学。8所高校档案机构负责人参加会议。提出的主要问题有：主管（分管）档案工作的校（院）领导职责与档案机构负责人职责有重复，建议不一定列出。档案馆应该统一正处级建制。第十条：校史馆、博物馆、纪念馆等归档案机构管理是否可行。十五、十六条：补助标准能否实行。二十条：学生类档案概念不清。二十五条；归档时间要提前。高校数字档案馆（室）建设应单独列一条。收费规定和经费预算项目提出来很有必要。

6月24日上午，江南大学。6所高校档案机构负责人参加会议。提出的主要问题有：《细则》发布后，应开展专题检查，督促各高校落实相关政策，尤其是符合条件的高校应促使其成立档案馆，公布建馆高校名单和符合条件而没有建馆的高校名单。馆、室要分开制定政策要求，以便可操作。综合档案室也应当独立，尤其是经费独立。档案机构负责人应当“专职”。专职档案人员必须保证一年培训一次或参加一次学术、工作交流。补助费能够落实的话，是鼓舞人心的。档案工作应当写进高校各单位年度工作计划和考核指标。“学生类”档案管理如何与“27号令”一致起来。实物档案必须由档案机构集中管理。干部人事档案、学生人事档案管理写进办法有必要、有创新。档案收费如何规范，如何与学校其他部门收费管理协调起来。第六章：处罚能否对学校形成约束，不能只对档案机构和档案人。

7月8日上午，中国矿业大学。5所高校档案机构负责人参加会议。在这次会上，将原来的《江苏省<高等学校档案管理办法>实施细则》改名为《江苏省高等学校档案管理实施办法》，主要原因是不宜太细，要切合实际。提出的主要问题有:第二条：只提“招生”不提“就业”，高校档案概念不完整。主管（分管）档案工作的校（院）领导职责与档案机构负责人职责有重复，建议不一定列出。第八条：档案工作委员会由校（院）长任主任委员是否可行，应实事求是。第九条关于档案机构、库房的内容与第三十八条有重复。第十条：管理职责第（二）款应加入“业务规范”。对已经担任档案机构馆长、主任而没有取得高级专业技术职务的档案人员提出“应尽快达到规定”，这一要求过高了，可能不切实际。补助费标准有待确定并如何保证实施。学生类档案与教学类档案、与学生人事类档案概念如何区分，归档范围如何确定尚待研究。基建类档案管理中存在比较复杂的问题，应当认真研究。建议学生人事档案统一归入档案机构管理。科研课题和基建类档案，在鉴定、结题和竣工前，完成档案验收是否可行。档案机构的经费预算项目太细，是否必要。档案原件能不能借出，如何建立催还机制等。分散在学校其他部门的利用档案的收费行为如何统一到档案机构来。档案馆建立以“档”字发文是否必要。省教育厅办公室副主任郁建文在会上提出：本办法制订很有意义，很有必要。还应该制定“评估细则”和“奖励办法”。在贯彻“27号令”的同时，还应该吸收国家和档案局“十二五”规划中的理念。办法要解决高校档案工作实际问题，共性问题，有针对性和普适性。办法要体现依法治档，确保高校档案工作人、财、物到位。高校应该高度重视档案工作，重视档案资源建设，抢占档案资源，尽可能拓展归档范围。高校档案人员应该主动作为，为学校中心工作服务，以有为搏有位。

根据考察调研收集的意见和信息，起草小组对文本进行了多次研讨修改，向省档案局社会事业档案管理处提交了文本的第八稿。

4．江苏省高校档案研究会专题研讨和专家咨询

2011年7月11日，江苏省高校档案研究会八届二次理事会在中国矿业大学档案馆召开，20位理事参加了会议。会议重点听取了项目主持人彭志斌关于项目研制进展和文本起草方面的汇报。会议统一认为，《办法》研制力求体现政策的延续性、针对性、操作性、创新性和前瞻性。根据调研，高校档案工作中普遍存在和备受关注的问题归纳起来有：机构设置的独立性，人员、经费、设备、库房等保障，管理体制、机制创新，干部人事档案、学生档案和综合档案之间的不同管理模式，档案利用收费办法，等等。这些问题不同程度影响着各高校档案工作的发展，体现着各高校对档案工作的重视程度。《办法》的制订就是要针对这些问题的解决提出切实可行的方法，能够使大多数高校在贯彻实施《办法》的过程中逐步改善工作条件，强化档案意识和管理职能，提高档案工作的地位，发挥档案工作的作用，促使全省高校档案工作上新台阶、出高效益。这些意见将汇集到下阶段的起草工作中。

7月22日和8月8日，项目组分别邀请在宁高校档案专家（南京大学档案馆吴玫馆长、东南大学档案馆苏卫平馆长、严建南副馆长、河海大学档案馆张鸿业馆长、南京航空航天大学档案馆万水根馆长等）和省档案局业务指导处、法规处、科技处等相关部门的档案专家，对《办法》进行了专家“会诊”，对《办法》研制内容、行文格式、概念表述等方面进行了逐条研讨修订。

5．发文广泛征求意见

2011年9月1日，省教育厅办公室、省档案局办公室联合印发《关于征求对<江苏省高等学校档案管理实施办法>（征求意见稿）意见的通知》（苏档办[2011]50号），进一步在全省范围内征求意见。通知要求各市教育局、档案局和各高校要抓紧组织本系统、本单位相关部门和相关人员，认真讨论，提出修改意见，并于9月20日前以书面或电子邮件方式将意见报送省档案局。根据反馈意见，起草小组在省档案局社会事业档案管理处领导的指导下，进行了认真讨论、修改，完成了文本的第九稿。

2011年10月28日，省档案局社会事业档案管理处组织起草小组成员，并邀请省档案局法规处杨益群、科技处钱耀明等9位领导专家，再次对文本进行了全面审读修改。会后，起草小组认真修改，形成了《江苏省高等学校档案管理实施办法》的项目结项报送稿。

二．项目研制成果与效益

1．项目成果

根据合同规定，项目研制最终形成《江苏高校档案工作考察研究报告》和《江苏省<高等学校档案管理办法>实施办法》（发布施行稿题名）2项成果，并发表相关论文10余篇，达到合同规定要求。

2．项目指标和效益

项目成果，填补了江苏高校档案工作专门法规研制的一个空白；明确了江苏高校档案工作目标方向、基本职能和工作内容，对江苏高校档案机构进行定性、定位，增强档案机构的管理职能，鼓励高校档案工作体制机制创新，强化全省高校各级领导档案意识并提出管理要求；对高校档案馆、档案室分别作出建设和工作要求，在队伍建设、馆舍建设、经费投入以及档案信息化、数字化建设等方面提出具体要求；推动高校档案事业“三个体系”建设和江苏高校档案信息共享平台建设，促进档案编研工作，增强档案文化教育功能，对建设校史馆、举办档案文化展览以及爱国主义教育基地建设作出具体要求。在项目调研过程中，进一步推动高校档案工作者对档案工作的关注和探讨，激发了工作热情，调动了工作积极性。《办法》发布实施后，在全省高校档案工作领域全面推行，必将促进全省高校档案工作又好又快科学发展。

3．问题和建议

在项目研究过程中，项目组成员体会到，如果《江苏省<高等学校档案管理办法>实施办法》能够在实施过程中真正贯彻落实，那么，江苏高校的档案工作必将跃上一个新的平台，跨进一个新的时代；各种类型的高校，如果每年能够落实该《办法》中的若干条款，每年能够解决工作中的若干问题与困难，那么，该《办法》的研制、发布、实施目的也就基本达到。但是，我们也应该充分认识到，该《办法》的出台，并不能解决高校档案工作中的所有问题，还有一些问题需要深入研究，并出台相应的工作规范。因此，项目组建议：

——《江苏省<高等学校档案管理办法>实施办法》发布工作（江苏省高校档案工作大会）应周密部署并尽快组织实施；

——建立“江苏省高校档案系统考核评奖机制”；

——构建“江苏省高校开放档案信息共享服务平台”；

——制定“江苏省高校档案利用服务收费规定”等。

上述工作应尽快组织落实；上述问题应尽快组织立项研究，作为《江苏省<高等学校档案管理办法>实施办法》的配套措施陆续出台，进一步指导全省高校档案工作的规范化、科学化开展。

三．《江苏省<高等学校档案管理办法>实施办法》

与“27号令”的对比解读

1．项目研制目的、原则和作用

项目研制目的：贯彻落实“27号令”，加强高校档案工作“三个体系”建设，明确“十二五”期间高校档案工作基本任务，推动江苏高校档案工作上台阶。

研制原则：体现政策的连续性；内容的针对性；办法的可操作性；思想观念的前瞻性。对全省高校档案工作进行具体分析，体现分类、分层和定岗、定责管理原则。

项目研制作用：全面认识江苏省高等学校档案及档案工作发展现状，尤其是查找存在的突出问题和普遍问题；有针对性地促进各级各类高校档案工作中存在的问题逐步得到解决；推动高校档案工作模式和机制创新，认清高校档案工作目标定位和发展方向。

2．与“27号令”在条款、内容上的对比解读

“27号令”共有四十三条，《江苏省<高等学校档案管理办法>实施办法》在研制起草第八稿时曾一度多至六十三条。后来将相关内容合并，同时将有争议的条款删除，最终定稿为五十九条。这说明，江苏的“实施办法”相对于“27号令”来说，在内容上更加详实具体，更富有针对性和操作性。以下将江苏的“实施办法”与“27号令”在内容上作一比较分析解读，主要说明修订和增加的内容。

（1）关于第一章“总则”：“27号令”共五条，“实施办法”增加到六条。（为了便于说明，下文引用“27号令”中的条款前加“原”字，引用“实施办法”中的条款前加“新”字）

新第二条将原第二条中“高校档案”定义修订为：“是指高等学校（以下简称高校）从事教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”删除了原文中的“招生”两字，是因为其包含在“教学”和“管理”之中了；增加了“基本建设”，是因为高等教育大发展带来这类档案大量生成，利用频繁，需要强化管理。同时，明确“一切办学实践活动”，体现了“大档案”的观念。

新第三条在原第三条基础上增加了高校档案工作“是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一”、学校应当对其加强“领导”、“纳入整体考核评估指标体系”等内容。这是针对目前高校办学水平评估、考核和高校各类工作业绩考核往往忽视对档案工作一并评估、考核的现状提出来的，增加“领导”两字也是为了促使校级层面对档案工作的关注和重视。

新第四条是增加内容：“高校内部各职能部门应当将文件材料的形成、收集积累、立卷、整理、归档工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人业绩考核内容，加强对本部门档案工作的管理。”这是针对目前高校档案管理中的薄弱环节提出来的规定，也是完善资源体系建设的需要，目的是强化高校内部各职能部门领导和兼职档案人员的档案意识及日常档案管理，确保档案材料生成源头工作的规范化，确保归档文件材料的齐全、完整，体现了“前端控制”的思想。

新第六条在原第五条基础上增加了分工负责档案工作的校（院）领导要“及时协调工作关系，解决工作问题”的内容。目的是对分管档案工作的校（院）领导的职责加以强化、落实，真正为档案工作解决困难和问题。

（2）关于第二章“机构设置与人员配备”：“27号令”共八条，“实施办法”增加到十二条。

新第七条在原第六条基础上增加了一款内容，并吸收了原第七条中部分内容，修订为：“高校档案馆是高校内部设置的集中统一管理学校档案和档案工作的专门机构，是高校的独立职能部门。” 这里强调了档案机构的独立性，实际是强调应当为档案机构建立人、财、物独立保障机制。本条对综合档案室也作了明确规定。

新第八条将原第七条中关于档案分室的内容独立出来，并对档案分室在职责上作了规定：“日常工作由设立单位负责管理，业务上接受高校档案机构的指导、监督和检查。档案分室应当按年度向高校档案机构移交所保管档案的目录。”目的是为适应高等教育日益发展的现实需要，同时又体现“集中统一”管理的原则。

新第九条在原第八条“高校档案机构的管理职责”第二款中增加了拟订“业务规范”的内容；同时增加了一款内容“对学校所属机构的档案工作进行监督和指导”。目的是强化高校档案机构“业务职责”和“管理职责”双重职能，摆脱以往单纯“业务机构”的观念，加强对全校档案工作的监督与指导，提升档案机构的工作地位。值得一提的是，在原国家教委“6号令”《普通高等学校档案管理办法》第七条中规定的是“高校档案部门的基本任务”，到“27号令”中改定为“高校档案机构的管理职责”，这一变化也是旨在强化高校档案机构的“管理”职能。

新第十条是增加内容，规定高校应当成立“档案工作委员会”，并明确了它的性质和职责：“高校应当成立由校（院）长为主任委员、分管校（院）领导和相关校（院）领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构。档案工作委员会应当根据《高等学校档案管理办法》等有关档案法规和学校档案工作实际，制定明确的工作职责；应当每年定期召开全体委员会议，研究、总结、部署全校档案工作；适时召开工作专题会议，研究问题，协调关系，推动工作。”目的是为了进一步完善高校档案工作领导和管理体制，强化高校以档案工作的领导。

新第十一条将原第八条最后一句话“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地”突出强调，内容为：“高校档案机构，应当申请创建爱国主义教育基地和教育实践基地。高校校史馆（陈列室）、博物馆、纪念馆等，在条件具备时应当归入档案机构统一管理。”这一方面体现“集中统一”原则下高校档案工作职能的拓展，提升档案工作地位；另一方面是为了实现档案资源整合共享，为建立爱国主义教育基地奠定基础。

新第十三条在原第十条基础上增加了以下内容：“高校档案机构承担教职工人事档案和学生人事档案管理职能的，应当根据人事档案管理规定设置相应机构，并配备专门档案管理人员。”这是适应目前部分高校档案机构管理教职工和学生人事档案工作的实际需要作出的规定。

新第十四条是增加内容，旨在强化高校档案人员队伍建设，内容为：“高校应当将专职档案人员队伍建设列入学校人才队伍建设规划，并加强全校各部门、各院（系）兼职档案人员队伍建设，建立全校档案工作网络，加强管理和业务培训工作。高校档案机构应当根据工作需要及时组织专兼职档案人员进行档案法规和业务学习，参加校内外相关业务培训或继续教育。”这也为档案人员接受培训和继续教育提供了政策依据。

新第十五条在原第十一条基础上增加了“专职档案人员应当具备本科及以上学历”的内容。这是对优化专职档案人员队伍提出的更高要求。

新第十七条将原第十三条中提出的“并可以按照有关规定予以补助”，进一步明确规定为：“对档案人员应当予以补助，补助标准一般为每月200－300元。”这体现了对“长期接触有毒有害物质的档案工作人员”的尊重，是档案人员的福祉。

新第十八条是增加内容，同样是为了确保档案人员的公平待遇。内容为：“高校对档案人员中的涉密人员，予以审查批准，根据高校的实际，参照相关标准予以补助。补助标准与学校其他保密人员待遇一致。”

（3）关于第三章“档案管理”：“27号令”共十三条，“实施办法”增加到二十一条。

新第十九条是增加内容，主要强调高校档案工作也应当按照“三个体系”建设要求开展工作。内容为：“高校档案管理应当按照档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设要求开展工作。”“三个体系”建设是适应新时期档案事业发展需要提出的总的要求，也是高校档案工作创新体制机制、完善工作格局、实现可持续发展的指导思想。

新第二十条对原第十四条进行了修订，将“定期布置、检查、总结、验收档案工作”修订为“高校档案工作与学校各项工作实行同布置、同检查、同总结、同验收管理。”这是针对目前高校档案工作往往与学校其他工作不同步的现状提出的规定，旨在强调“同步”观念。

新第二十一条对原第十五条提出的11类档案，在概念和行文格式上作了统一表述，并将其中引用的法规文件的发文单位和文号隐去，以增加本办法的适应性。同时，对“27号令”新提出的“学生类”档案作了概念上的分析：“学生类档案在实际操作中应当分为两种，一种是随学生毕业、就业而派遣的学生人事档案材料；另一种是由高校档案机构永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来，并制定相应的管理办法。前者作为高校专门档案管理，后者纳入高校综合档案管理。”这样，更具有操作性和指导性。

新第二十二条是增加内容，明确了高校档案工作也需要贯彻国家档案局“8号令”的要求。内容为：“高校可以参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，根据学校实际情况制定归档范围和保管期限表”。同时，将原第十五条中最后一句话移至本条：“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、实物等各种载体形式。”

新第二十三条是增加内容，主要是为了保持与“27号令”提出“学生类”档案管理的要求在政策上的“连续性”，同时明确了档案机构与学生管理职能部门、院系之间在“学生人事档案”管理中的职责范围和工作流程，有针对性的提出了“学生人事档案的文件材料归档范围”，便于具有学生人事档案管理职能的高校档案机构操作。

新第二十四条在原第十六条的基础上作了修订。将“立卷”改定为“立卷、整理”，以适应“卷”、“件”不同归档制度的需要；同时，将原有内容分为（一）、（二）两款，并增加了第（三）款。第（一）款中明确了“高校各立卷部门和单位分管档案工作的负责人” 应当承担的职责；第（二）款中明确了具体立卷、整理人的职责，并明确“应当按照纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、实物等各种载体材料的自然形成规律”来开展工作。这样，相比“27号令”此处只提及“纸质”和“电子”两种载体来说，要更加完善、科学。增加的第（三）款内容为：“科研课题和基建项目在鉴定、结题（项）和竣工验收前，必须对文件材料进行系统整理，通过档案验收。项目验收后须及时完成归档移交工作。”这是针对高校特点和高校档案工作实际提出的规定，也是高校档案工作中应当强化的重要内容。

新第二十五条在原第十七条基础上作了修订。将纸质档案材料、磁性载体材料和电子文件材料，分别作出了归档的“质量”要求；同时增加了执行的依据性文件《电子文件管理暂行办法》和《电子文件管理细则》，这样更加强调了电子文件归档的规范化严格要求。

新第二十六条在原第十八条基础上作了修订。增加的内容为：“高校档案材料必须按时归档。对未及时归档的情况，档案机构可以采用适当方式通报，督促做好拾遗补缺工作。”这一点是为了强调归档工作的重要性，确保档案材料能够齐全、完整的移交档案机构。另外，将原有三款修订为六款，其中将原第（三）款分为（三）、（四）两款，分别对“科研档案”和“基建档案”归档时间作了规定；增加了第（五）款“重大活动档案”归档时间和第（六）款“财会档案”归档时间的规定。这样更适合高校档案实际，更具针对性和操作性。

原第十九条“高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号”和原第二十二条“高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件”的内容，在“实施办法”中不再提及。因为前者不说也得做，后者说了也没有用——档案的移交已由档案法规作了明确规定。

新第二十七条在原第二十条的基础上作了修订。不再重复提及“8号令”，同时突出强调“鉴定”与“销毁”的有关规定。

新第二十九条是增加内容：“高校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。” 这是为了适应高等学校发展新情况而提出的规定，确保档案规范管理，不丢失、不损毁，这也是档案安全体系建设的要求。

新三十条在原第二十三条的基础上作了修订。对原有内容作了更加明确的表达，强调“本校协助完成的项目应保存自身项目的档案。协作单位应当配合做好整理、立卷和移交工作”。这样更加符合实际，增强了操作性。

新第三十一条在原第二十四条的基础上作了修订。增加了“由立卷单位（部门）整理后按规定移交档案机构保管”的内容，这样符合档案工作流程，也体现了高校档案材料归档由各单位（部门）立卷、整理的制度。增加了“鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式移交档案机构保存，学校应给予适当奖励”的内容，这是适应高校专家学者众多的情况提出的规定，体现了以人为本和资源体系建设的要求。

新第三十二条是增加内容：“因故滞留在职能部门、院系的各类档案材料，高校档案机构应当组织移交、接收工作。相关职能部门、院系必须配合做好移交工作，不得拒绝移交和扣留档案。”这是针对高校档案工作中存在的实际问题提出的规定，是资源体系和安全体系建设的共同要求。

新第三十三条是将原第二十四条中关于“征集”的规定单列出来加以突出强化。内容为：“高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，应由学校出资收集归档保存。对具有重要保存价值或文物价值的档案，难以征集到原件的可采用复制件（品）或目录收存。”这是高校档案收集工作由以往的被动“接收”为主，向“接收与征集并重”转型的要求，是丰富档案资源、优化馆藏结构、完善和挖掘高校历史文化、促进开发利用的重要手段。

新第三十四条是增加内容：“高校档案机构应当开展以重大校史事件、校史名人及学校重大建设成果等为主题的特色档案资源建设。”这是新时期高校档案事业发展“特色化”的要求，也是高校档案工作生命力所在，既是资源体系建设的深化，也是为开发利用奠定基础，是对档案信息资源的整合和对档案文化价值的深入挖掘。

新第三十五条是增加内容：“高校各项活动中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及高校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，应当由高校档案机构集中管理。”主要强调对高校实物档案的收集、保管和利用，也是针对目前这部分档案实体没有充分引起关注提出来的规定。相对于纸质档案，这类实物档案更容易被忽视和遗失。

新第三十六条在原第二十五条基础上作了修订。增加了“档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局、中央档案馆发布的《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定”，立即向校长报告，及时处理。《档案工作突发事件应急处置管理办法》是在2008年8月27日即“27号令”发布一周后发布的。2008年5月12日汶川地震造成档案资源严重破坏；2010年5月12日（汶川特大地震两周年，我国第二个国家防灾减灾日）全国档案安全体系建设工作会议在四川召开，会上继“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”之后，提出了“建立确保档案安全保密的档案安全体系”，体现了档案安全在档案工作中地位的上升。在这样的背景下，高校档案工作也必须贯彻执行这一旨在促进档案安全体系建设的国家政策法规。

新第三十七条将原第二十五条中关于“档案库房的技术管理工作”规定进行了细化强调，并明确了三款内容：“（一）档案机构工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。（二）档案库房安全管理要明确责任，库房环境和设施要达到档案保管要求，做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。（三）未经批准，非本档案机构人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案库房。”这是对档案安全体系建设的进一步强调，是对档案人员日常管理的严格要求，也体现了针对性和操作性。

新第三十八条在原第二十六条基础上作了修订。在原要求“认真执行档案统计年报制度”的基础上增加了“高校档案机构应当建立健全各类档案管理台账”的规定。这是对高校档案工作提出了更加具体细致的要求，进一步促进档案工作的规范化、科学化。

新第三十九条是增加内容，主要规定了高校二级“独立学院”的档案管理模式。包括三款内容：“（一）参与举办独立学院的普通高校的档案机构在业务上对独立学院的档案工作进行指导、监督和检查。（二）在独立学院建设过程中形成的，由高校档案机构保管的档案，应当在独立学院建成后向其移交，以维持档案全宗的完整性。（三）独立学院可以委托高校档案机构代管档案，签订代管协议。”这为“独立学院”档案管理提供了创新机制，也体现了档案管理必须规范有序、齐全、完整、安全的总体要求。

（4）关于第四章“档案的利用与公布”：“27号令”共九条，“实施办法”也是九条。

新第四十一条将原第二十八条中“均可以利用已公布的档案”，改定为“均可以利用已开放的档案”。“公布”一般指主动“公开发布”，而“开放”一般指已经公开可以共享利用。两者在概念上略有区别，因而在工作实践中也会有所区别。

新第四十二条将原第二十九条中“需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准”的规定，改定这“应当经校（院）长或学校保密工作部门批准。”明确了校（院）长的职责，这样更具操作性和权威性，也确保了档案利用的安全性。

新第四十三条在原第三十条的基础上作了修订。增加了“档案利用中档案原件原则上不得外借。如有特殊情况需经档案机构负责人或报请校（院）长批准。档案原件外借必须完备手续，并建立限时催还机制”的规定。这是针对高校档案工作中存在借出档案丢失和有借不还的情况提出的规定。

新第四十五条在原第三十二条的基础上作了修订。将原第三十条中“加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力”的内容移至本条，以与“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的规定在内容上统一起来。同时将原有内容修订、增加到五款：“（一）凡依据高校档案出具证明的工作，均应当归口高校档案机构，厘清档案机构与相关职能部门之间的职责。（二）高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，可不收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。（三）档案利用收费项目一般包括档案证明费、保护费、复制费及应利用者要求提供的查阅代办、专项使用、整理代管、寄存等服务费。（四）涉及毕业生学籍证明的收费项目，在执行教育行政主管部门有关规定的同时，应当根据档案利用实际情况合理收取相应费用。（五）社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。”其中增加的第（一）、（三）、（四）款，都是针对高校档案工作中的实际情况提出来的，一方面为了区分相关部门之间的职责，进一步规范收费行为；另一方面为了便于收费行为可操作，更加符合政策要求。

新第四十八条在原第三十五条的基础上作了修订。将原文“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”的内容删去，改定为“充分发挥档案的文化教育作用”。这样更加符合高校档案工作的实际。

（5）关于第五章“条件保障”：“27号令”共三条，“实施办法”增加到五条。

新第四十九条在原第三十六条的基础上作了修订。增加了“经费单独立项”、 “经费预算项目应根据工作需要确定，除日常工作经费外，应当适时设立专项经费”的内容。这里主要强调高校档案工作经费必须有独立预算保障，同时根据工作需要及时增加信息化建设、设备装具更新、库房改造等专项经费。

新第五十条在原第三十七条的基础上作了修订。将档案库房和管理设施规定修订、增加到四款：“（一）存放涉密档案应当设有专门库房。（二）存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。（三）档案库房要与公共办公区域分开并自成体系，档案阅览室和整理间必须分开独立配置。（四）库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，设立档案馆的库房应满足今后至少20年档案增量保管的需要。”增加的第（三）、（四）款规定，更加明确了档案库房的布局、规范和安全要求，同时体现了可持续发展的需要。

新第五十二条是增加内容，对高校数字档案馆建设作出了规定。内容为：“高校数字档案馆（室）建设，应当符合国家信息化建设相关要求和档案行政管理部门制定的相关规定和标准。数字档案馆（室）建设应当适应统一管理、安全保管、信息共享、文化宣传等工作要求，合理配置所需硬件，科学设计管理软件，规范建设档案信息数据库，适应信息社会可持续发展的需要。数字档案馆（室）建设应当包括学校电子文件管理中心建设、各类档案应用系统建设、电子档案资源库建设和档案信息安全系统建设等基本内容，建立档案资源管理平台和档案信息发布平台。”这是适应高校档案工作现代化发展需要提出了指导性要求。

新第五十三条是增加内容，明确了体制、机制保障。内容为：“高校应当为档案机构提供相应的体制、机制保障。高校档案馆属学校独立建制的二级机构，学校在体制与机构改革相关文件中应当明确档案馆的管理职能和业务职能。高校综合档案室亦应有相应的体制、机制保障。”这一条也是为了强调高校档案机构的独立性质，目的是避免以往由于“挂靠”而削弱档案机构职能的现象再次出现，为新建立档案机构的高校提供政策依据。

（6）关于第六章“奖励与处罚”：“27号令”共两条，“实施办法”增加到三条。

新第五十六条是增加内容：“高校应当接受档案行政管理部门与教育行政部门联合开展的档案监督检查，并根据检查通报情况，及时整改存在的问题。对问题严重又不及时整改的，由档案行政管理部门依法给予行政处罚。”这是针对高等学校办学主体也应当接受监督检查乃至行政处罚提出的规定。以往提及“检查”和“处罚”往往只考虑针对档案机构和档案人员，其实高校的档案工作中存在的诸多问题，往往不是档案机构和档案人员自身能够解决的，需要校级层面和全校各级领导、机构的共同关注、参与和支持才能解决。这就说明，上级部门对高校档案工作开展执法检查，在针对高校档案机构和档案人员具体业务工作的同时，应该更加关注高校领导层面的档案意识和对档案工作的重视程度，以及全校各级机构、相关人员对档案工作法规、制度、业务规范等方面的落实情况。

（7）关于第七章“附则”：略。